Els vertelt: Simplex Payroll

Lees verder

Waarom heb je voor Simplex gekozen?

“Ik werkte hiervoor 4 jaar bij een bouwbedrijf. Dat was echt een heel leuk bedrijf en had het naar m’n zin, maar op een gegeven moment zat er weinig ruimte in de stappen die ik kon maken. Op dat moment stuurde Thijs (manager Payroll bij Simplex) me een bericht dat Simplex op zoek was naar collega’s. Ik dacht, ik kan natuurlijk gewoon op gesprek gaan, ik heb niks te verliezen. Dat gesprek was zo leuk! En toen ze me een aanbod deden kon ik geen 'Nee' meer zeggen.”

Wat voor service levert Simplex Payroll?

“Eigenlijk leveren we vooral zekerheid. Klanten willen met vertrouwen een salarisperiode kunnen afsluiten.  Voor onze klanten doen we de salarisadministratie van A tot Z: We voeren we de complexere mutaties voor ze in, doen de controles, we zorgen dat SEPA bestanden klaar staan, loonaangiftes verzonden worden en gecontroleerd zijn en dat de loonjournaalposten aansluiten op de financiële administratie. De meeste klanten voeren zelf de 'standaard' medewerkmutaties in. Dat doen ze in hun eigen InSite. Dan pakken wij het proces op vanaf de controle van de mutaties. We zijn er ook als vraagbaak voor organisaties. Sommige organisaties hebben tijdens de hele periode hulp of advies nodig bij complexe vraagstukken. Die klanten kunnen we bijvoorbeeld helpen door wekelijks een uurtje vragen te beantwoorden of een klus op te knappen in hun eigen omgeving. “

Wat is jullie werkwijze?

“Wij proberen om zoveel mogelijk communicatie via een online portaal, het ‘Payroll Center’ te laten lopen. Afhankelijk van de werkzaamheden welke wij uitvoeren, levert de klant mutaties aan of geven zij door dat alle mutaties hierop zijn ingevoerd. Dit proberen we ruim van te voren af te stemmen, zodat er genoeg tijd is voor een goede controle en tijdige afwikkeling. Wij koppelen vervolgens terug dat alle mutaties zijn ingevoerd en de controle gedaan is. Als er afwijkingen of fouten naar voren komen, hebben we hierover contact. Vervolgens geeft de klant aan of de verwerking akkoord is en zorgen wij voor het verstrekken van de betaalbestanden en het verzenden van de loonaangifte. We doen trouwens de hele administratie in de omgeving van de klant. ”

"Het is veel nuttiger om de klant slimmer te maken zodat ze zelf uit de voeten kunnen met de salarisadministratie."

Els van Valkenhof

Het leukste aan m’n werk is dat ik klanten blij kan maken met het beantwoorden van hun vragen. Vaak kan een antwoord best complex zijn, maar ik hou ervan om dit dan zo eenvoudig mogelijk uit te leggen aan de klant, soms in jip-en-janneke-taal. Het liefst met nog wat achtergrondinformatie erbij. Als ze hier vervolgens mee uit de voeten kunnen is dat super! We zijn er niet op gebrand om zoveel mogelijk werk voor de klant te doen.

Waarom kiest men voor uitbesteden?

“Zekerheid en continuïteit met name. Organisaties moeten natuurlijk kloppende salarissen uitkeren aan hun medewerkers. Vaak hebben onze klanten niet alle kennis in huis waardoor ze er niet 100% zeker van zijn dat het juiste salaris wordt uitbetaald. Wij hebben kennis in huis van wetgeving, loonheffingen, pensioenfondsen, CAO's etc. zodat we onze klanten de zekerheid kunnen bieden dat de salarisverwerking goed gaat. Daarnaast is continuïteit een belangrijk thema. Als je eigen salarisadministrateur op vakantie gaat of ziek wordt, dan kan je een probleem hebben. Met de kennis van onze klanten en hun processen, kunnen wij makkelijk inspringen. En dan heb je natuurlijk nog het kostenplaatje. Vaak is het simpelweg goedkoper om de salarisadministratie uit te besteden dan zelf een salarisadministrateur in dienst te nemen.”

Wat zeggen klanten over Simplex?

“Wat ik van klanten terugkrijg is dat ze het heel erg waarderen dat we het initiatief nemen, dat we proactief naar klanten communiceren over wat bijvoorbeeld de ontwikkelingen zijn in de regelgeving of de software. Er wordt heel soepel gecommuniceerd. Klanten hoeven niet 3x ergens om te vragen voordat er iets gebeurt. En wat klanten ook leuk vinden is dat onze mensen enthousiast zijn over hun werk en Simplex!”

Wat is je grootste uitdaging?

“Mijn valkuil is het plannen. Het is niet te voorspellen of een maand rustig verloopt of dat het mega druk wordt tijdens de SA-periode. Planning is daarom echt lastig. Het ligt er heel erg aan of onze klanten veel complexe vragen stellen. Als er een hele moeilijke vraag gesteld wordt kan het zijn dat we best lang mee bezig zijn om een goed antwoord te geven. Alles wat ik uit kan stellen tot na de salarisadministratieperiode stel ik uit, maar soms heb je zoveel wat gedaan moet worden in die periode, dat het niet uit te stellen is.”

Wat is je grootste blunder?

Stilte… “Ik zou het echt niet weten. Tuurlijk gaan er wel eens dingen fout, wat natuurlijk heel vervelend is. Dat kan gewoon voorkomen. Dan denk ik wel, dat had ik beter anders kunnen doen en probeer ik ervoor te zorgen dat het niet nog eens voorkomt. Maar gelukkig is er nog nooit door mijn fout duizenden euro’s teveel salaris betaald.”

Wat maakt Simplex uniek?

“Bij simplex maakt het echt niet uit welke vraag je hebt, we kunnen je altijd helpen. We hebben kennis op alle onderdelen: AFAS, wetgeving, financiële administratie... We kennen het proces van A tot Z. En we doen het graag natuurlijk haha. Met heel veel enthousiasme.”

Benieuwd hoe Els jouw organisatie kan ondersteunen?

Neem contact op Neem contact op