In gesprek met Lieke
Bij Stichting Severinus zetten ze zich dagelijks in voor de beste zorg en ondersteuning voor mensen met een verstandelijke beperking. Een goed functionerende ICT-omgeving is daarbij onmisbaar. Sinds 1 maart 2022 is Lieke als hoofd-ICT en informatiemanager verantwoordelijk voor het optimaliseren en moderniseren van hun digitale processen.
Een van de trajecten die Lieke de afgelopen periode heeft begeleid, is de implementatie van AFAS. Dit intensieve proces heeft anderhalf jaar geduurd en is inmiddels voor het grootste deel succesvol afgerond. "We maken gebruik van vrijwel alle ERP- en HRM-functionaliteiten, zoals salarisadministratie, financiële administratie en personeelsadministratie," vertelt Lieke. "Op dit moment werken we nog aan de implementatie van het inkoopproces, dat op 1 maart live gaat."
Met de volledige overstap op AFAS zet Severinus een belangrijke stap vooruit in efficiëntie en gebruiksgemak. Onze samenwerking met Severinus begon met de ondersteuning van hun functioneel beheerders. Gedurende het traject werd duidelijk dat goed projectmanagement essentieel was om het implementatieproces succesvol te laten verlopen. Daarom hebben wij naast extra capaciteit in de vorm van consultants ook de projectleiding op ons genomen.
Maar hoe heeft Lieke dit traject zelf ervaren? Wat waren de grootste uitdagingen en welke lessen zijn er geleerd? We gingen met haar in gesprek om terug te blikken op het implementatieproces en vooruit te kijken naar de toekomst.
De implementatie is door AFAS gedaan. Met welke vraag zijn jullie bij Simplex gekomen?
We hadden al contact met Simplex toen we AFAS enkel voor de financiële administratie gebruikten. Toen we functioneel beheerders in dienst namen die nog niet veel ervaring hadden met AFAS, besloten we bij Simplex een strippenkaart aan te schaffen voor extra ondersteuning en begeleiding. Hierdoor groeide de interne kennis mee.
Mijn ervaring met Simplex was al positief, aangezien ik hen kende uit mijn vorige functie, waar hun consultants een aantal dagen per week werden gedetacheerd. Toen ik bij Severinus begon, heb ik direct contact opgenomen om support in te huren. Daarnaast vroegen we Simplex mee te denken over een alternatief voor Kas & Pas en de inrichting van Scan & Herken.
Op een gegeven moment stonden we voor de vraag: willen we het project volledig intern uitvoeren, of kiezen we voor extern projectmanagement? Omdat ik net een groot project had afgerond, besloten we het projectmanagement uit te besteden aan iemand met diepgaande kennis van AFAS. We hebben de keuze voor projectmanagement bij drie partijen neergelegd en gesprekken gevoerd met alle beoogde projectmanagers, waarbij de persoonlijke klik voor ons belangrijk was. Uiteindelijk kozen we voor Simplex, met Willem als projectleider.
Is het implementatietraject verlopen zoals verwacht, of totaal anders?
Ik wist dat het een intensief traject zou worden, maar sommige aspecten vielen toch zwaarder dan verwacht. Met name het verkrijgen van data van oude leveranciers, waarmee de contracten al waren opgezegd, bleek een uitdaging. Daarnaast was het soms lastig om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen. Toch is het op veel vlakken vooral dankzij de hulp van Willem goed gegaan, en alles bij elkaar mogen we zeker tevreden zijn met het verloop van de implementatie.
"Willem heeft met zijn uitgebreide kennis van AFAS een waardevolle rol gespeeld als sparringpartner en ons geholpen de juiste mensen op het juiste moment in te schakelen."
Waar hebben wij jullie mee geholpen?
Met zijn uitgebreide kennis van AFAS, heeft Willem een waardevolle rol gespeeld als sparringpartner. Voor de koppelingen tussen AFAS en andere systemen hadden we te maken met veel verschillende partijen, wat het soms aardig complex en onoverzichtelijk maakte. Willem heeft ons hier enorm bij geholpen door op het juiste moment de juiste mensen in te schakelen.
Daarnaast heeft hij een overzichtelijk planbord in Teams opgezet, waarmee we efficiënt konden samenwerken en altijd inzicht hadden in wie waarmee bezig was en wat de status was. Hij heeft een grote rol gespeeld in het verkrijgen en behouden van overzicht tijdens het project.
Tijdens dit hele traject hebben we helaas pech gehad met de bemensing. Een aantal mensen vertrokken naar een andere baan en één van de functioneel beheerders werd ziek. Het werd voor de functioneel beheerder die er nog was te veel om alles alleen te doen. Daarom hebben we in oktober en november extra ondersteuning gekregen van twee Simplex-medewerkers, zodat we het project toch succesvol konden voortzetten en afronden.
“Hoewel we nog niet alles hebben overgezet, merken we al hoe fijn het is om alles in één bron te hebben. Het biedt veel meer overzicht.”
Hoe hebben jullie de software bij de medewerkers geïmplementeerd?
De heavy-users en de applicatiebeheerders hebben een training gevolgd bij AFAS. De teammanagers werden al vroeg betrokken bij testfases, zodat ze de werking van het systeem konden ervaren. Daarnaast hebben we online handleidingen en veelgestelde vragen beschikbaar gesteld, en organiseerden we twee keer per week inloopuren in de januari. Onze receptie is ondertussen getraind om telefonische vragen naar het juiste portaal door te verwijzen.
Heb je er al profijt van dat alles nu onder één dak staat?
Hoewel we nog niet alles hebben overgezet, merken we al hoe fijn het is om alles in één bron te hebben. In ons oude systeem hadden we veel omslachtige workflows die voor extra werk zorgden. Ik verwacht dat, na een paar maanden draaien, de takendruk bij de afdelingen aanzienlijk zal verminderen.
Heb je iets waar je het meeste naar uitkijkt als alles helemaal draait?
We zullen straks vijf applicaties hebben samengevoegd in één systeem. Waar ik het meest naar uitkijk, is dat we het beheer en onderhoud veel beter kunnen organiseren zodra alles in één systeem zit.
Wat zijn jullie toekomstplannen?
In de komende periode, zodra alles een beetje is geland, willen we de verschillende componenten verder gaan inrichten. We hebben een Simplex beheer-abonnement, wat betekent dat we wekelijks een vaste beheerder van Simplex hebben die met ons meedenkt en ons helpt bij vragen en zorgt dat onze kennis blijft groeien. Daarnaast willen we gebruikersgroepen opzetten, zodat medewerkers kunnen aangeven waar ze tegenaan lopen of wat ze graag anders zouden zien in de inrichting. Deze feedback gaan we per kwartaal bespreken met een stuurgroep, zodat we samen prioriteiten kunnen stellen en gestructureerd verder kunnen werken aan de verdere ontwikkeling van AFAS binnen de organisatie.
Een belangrijk onderdeel dat we nog gaan inrichten, is het vrijwilligersportaal. Daarnaast willen we AFAS meer als bron gaan gebruiken, zodat we processen zoals autorisatie en identificatie van medewerkers verder kunnen automatiseren. Een goed voorbeeld hiervan is dat medewerkers al automatisch toegang krijgen tot het elektronisch cliëntendossier op basis van hun rooster en functie. Maar we willen veel meer processen vanuit deze bron automatiseren. We kijken uit naar de verdere optimalisatie!
