Algemene voorwaarden
Versie: 1 september 2025
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle handelsnamen onder de naam Simplex: Simplex Connect B.V.; Simplex Consultancy Groep B.V.; Simplex Payroll B.V.; Simplex HR B.V.; Simplex Analytics B.V.; Simplex Direct B.V. hierna te benoemen als ‘Simplex’
In deze algemene voorwaarden worden de artikel 1 genoemde definities in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij anders is aangegeven.
Inhoud:
Artikel 1 – Definities
Artikel 2 – Toepasselijkheid
Artikel 3 – Het Aanbod
Artikel 4 – Totstandkoming van de Overeenkomst
Artikel 5 – Duur en opzegging van de Overeenkomst
Artikel 6 – Uitvoering van de Overeenkomst
Artikel 7 – Verplichtingen Opdrachtgever
Artikel 8 – (Op)levering
Artikel 9 – Overgang van risico
Artikel 10 – Garanties
Artikel 11 – Gebruik en onderhoud
Artikel 12 – Prijzen, betaling en indexatie
Artikel 13 – Betaling en gevolgen van wanbetaling
Artikel 14 – Dienstspecifieke voorwaarden Simplex
Artikel 15 – Privacy, gegevensverwerking en beveiliging
Artikel 16 – Overmacht
Artikel 17 – Beperking aansprakelijkheid
Artikel 18 – Geheimhouding
Artikel 19 – Intellectuele eigendomsrechten
Artikel 20 – Klachten
Artikel 21 – Toepasselijk recht
Artikel 1 - Definities
- Aanbod: elk schriftelijk voorstel door Simplex met het oogmerk om een Overeenkomst te sluiten tussen Partijen.
- Dienst(en): alle diensten die door Simplex aan Opdrachtgever worden geleverd.
- Gebrek(en): het niet volledig of niet juist voldoen van de Software aan het overeengekomen gebruik, inclusief maar niet beperkt tot bugs.
- Onderhoud: het correctief, (ii) preventief en (iii) adaptief onderhoud aan de Software door Simplex.
- Opdrachtgever: de rechtspersoon die van Simplex een Dienst afneemt.
- Overeenkomst: elke schriftelijke aanvaarding van een Aanbod waardoor tussen Partijen een rechtsverhouding is ontstaan; inclusief maar niet beperkt tot aanvullende, gewijzigde en/of vervolgopdrachten.
- Partij(en): Simplex en/of Afnemer individueel (‘Partij’) of gezamenlijk (‘Partijen’).
- Software:
a. De door Simplex zelf ontwikkelde en/of geleverde programma’s en applicaties die onderdeel uitmaken van de overeengekomen Diensten;
b. Software van derden die door Opdrachtgever is aangeschaft, maar waarvoor Simplex ondersteuning, implementatie of aanvullende dienstverlening levert in het kader van de Overeenkomst. - Update(s): een opvolgende versie van de Software waarin Gebreken zijn hersteld en/of de werking van de Software anderszins is verbeterd.
- Upgrade(s): een opvolgende versie van de Software met in overwegende mate nieuwe of gewijzigde functionaliteiten, al dan niet onder een andere naam uitgebracht.
- Vergoeding: het bedrag in geld exclusief btw, dat Opdrachtgever aan Simplex verschuldigd is voor de door Simplex geleverde Diensten.
Artikel 2 - Toepasselijkheid
- Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk Aanbod van Simplex en op elke Overeenkomst tussen Simplex en Opdrachtgever
- Voordat een Overeenkomst (op afstand) wordt gesloten, krijgt Opdrachtgever de beschikking over deze algemene voorwaarden. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, zal Simplex aan Opdrachtgever aangeven op welke wijze Opdrachtgever de algemene voorwaarden kan inzien.
- De algemene (inkoop)voorwaarden van Opdrachtgever zijn nadrukkelijk niet van toepassing.
- Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende, gewijzigde en vervolgopdrachten, overeengekomen door Partijen.
- Indien een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden gedeeltelijk of geheel nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden in stand, en erkennen Partijen dat de nietige/vernietigde bepaling wordt vervangen door een bepaling met dezelfde strekking als de originele bepaling.
- Onduidelijkheden over de inhoud en/of uitleg van (artikelen uit) deze algemene voorwaarden, dienen beoordeeld en uitgelegd te worden naar de geest van deze algemene voorwaarden.
- De rechten en verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst tussen Partijen kunnen niet door Opdrachtgever aan een derde worden overgedragen tenzij Simplex uitdrukkelijk en voorafgaande toestemming verleent aan Opdrachtgever. Het staat Simplex in dat geval te allen tijde vrij om hieraan nadere voorwaarden te verbinden.
- Indien in deze algemene voorwaarden wordt verwezen naar zij/haar, dient dit tevens te worden opgevat als een verwijzing naar hij/hem/zijn en vice versa, indien en voor zover van toepassing.
- In deze algemene voorwaarden wordt enkelvoud geacht mede het meervoud te omvatten en vice versa.
- In het geval Simplex niet steeds naleving van deze algemene voorwaarden heeft verlangd, blijft zij te allen tijde haar recht behouden om geheel of ten dele nakoming van deze algemene voorwaarden te vorderen.
- In geval van tegenstrijdigheid tussen bepalingen in de volgende documenten, geldt de volgende rangorde (van hoog naar laag):
- De tussen partijen gesloten Overeenkomst;
- De verwerkersovereenkomst (indien van toepassing);
- Deze algemene voorwaarden.
Indien en voor zover de verwerkersovereenkomst aanvullende of afwijkende bepalingen bevat ten opzichte van deze algemene voorwaarden, prevaleren de bepalingen van de verwerkersovereenkomst.
Artikel 3 - Het Aanbod
- Elk Aanbod door Simplex is vrijblijvend, tenzij schriftelijk nadrukkelijk anders is aangegeven. Indien het Aanbod beperkt of onder specifieke voorwaarden geldig is, wordt dit uitdrukkelijk in het Aanbod vermeld.
- Simplex is slechts aan een Aanbod gebonden indien de aanvaarding hiervan door Opdrachtgever schriftelijk binnen 30 dagen wordt bevestigd. Niettemin heeft Simplex het recht een Overeenkomst met een potentiële Opdrachtgever om een voor Simplex gegronde reden te weigeren. Simplex zal Opdrachtgever terstond op de hoogte brengen van deze reden.
- Het Aanbod bevat een omschrijving van de aangeboden Diensten. De beschrijving is dusdanig gedetailleerd om Opdrachtgever in staat te stellen om een goede beoordeling van het Aanbod te maken.
- Vergissingen of fouten in het Aanbod die voor Opdrachtgever redelijkerwijs kenbaar zijn of hadden moeten zijn, kunnen Simplex niet binden. Opdrachtgever kan aan een dergelijke vergissing of fout geen rechten ontlenen.
- Eventuele afbeeldingen in het Aanbod zijn slechts een indicatie en kunnen geen grond zijn voor enige schadevergoeding of het ontbinden van de Overeenkomst.
- Alle aanbiedingen worden voorts gedaan op basis van de door Opdrachtgever verstrekte gegevens. Aanbiedingen vervallen indien de gegevens van Opdrachtgever onjuist dan wel onvolledig zijn. Simplex is in dat geval gerechtigd om de redelijk gemaakte kosten ter voorbereiding van de Dienst aan Opdrachtgever in rekening te brengen.
- Oplevertermijnen in het aanbod van Simplex zijn indicatief en geven Opdrachtgever bij overschrijding ervan geen recht op ontbinding of schadevergoeding, tenzij een termijn expliciet als fatale termijn is aangemerkt.
- Een samengestelde prijsopgave verplicht Simplex niet tot levering van een deel van de in de aanbieding of offerte begrepen zaken tegen een Overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
- Simplex is nimmer verplicht tot het leveren van Diensten, tenzij Partijen schriftelijke overeenstemming hebben bereikt.
Artikel 4 - Totstandkoming van de Overeenkomst
- De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Simplex de aanvaarding van een Aanbod van Opdrachtgever dan wel een expliciet en ondubbelzinnig akkoord per e-mail van Opdrachtgever heeft ontvangen.
- Elke Overeenkomst die met Simplex wordt aangegaan of een project dat door Opdrachtgever aan Simplex wordt toegekend, berust bij Simplex en niet bij een individuele persoon die met Simplex is verbonden.
- Indien de Overeenkomst door meerdere Opdrachtgevers wordt aangegaan, is elke Opdrachtgever afzonderlijk hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen.
Artikel 5 - Duur en opzegging van de Overeenkomst
- Simplex zal zich inspannen om de Overeenkomst met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uit te voeren zoals van een goed opdrachtnemer verlangd mag worden. Alle Diensten worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis, tenzij expliciet en schriftelijk een resultaat is overeengekomen welke uitvoerig is beschreven.
- Bij de uitvoering van de Diensten is Simplex niet verplicht of gehouden om de aanwijzingen van Opdrachtgever op te volgen indien daardoor de inhoud of omvang van de overeengekomen Diensten wordt gewijzigd. Indien de aanwijzingen aanvullende werkzaamheden opleveren voor Simplex, is Opdrachtgever gehouden om dienovereenkomstig de meer- of bijkomende kosten te vergoeden conform het overeengekomen uurtarief van Simplex.
- Simplex is gerechtigd om voor de uitvoering van de Diensten naar eigen inzicht derden in te schakelen.
- Indien Simplex op grond van een rechterlijk bevel en/of een wettelijke verplichting werkzaamheden verricht met betrekking tot gegevens van Opdrachtgever, komen de hieraan verbonden kosten voor Opdrachtgever.
- Opdrachtgever kan wijzigingen aanbrengen aan de omvang van de afgenomen Diensten.
- Opdrachtgever kan wijzigingen aanbrengen in de omvang van de afgenomen Diensten, waaronder het annuleren van ingeplande inzet. Dergelijke wijzigingen worden uitgevoerd conform de geldende annuleringsvoorwaarden. Een vermindering van de afname laat de betalingsverplichting voor reeds geleverde of ingeplande werkzaamheden onverlet.
- Indien en voor zover de omvang van de afgenomen Diensten door Opdrachtgever wordt vergroot, zijn de meerkosten die hieraan verbonden zijn voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtgever wordt hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht om een vergroting van de omvang van de diensten te weigeren, tenzij anders overeengekomen.
- Simplex is gerechtigd, maar nimmer verplicht, de juistheid, volledigheid of samenhang van de aan haar ter beschikking gestelde bronmaterialen, eisen of specificaties te onderzoeken en bij constatering van eventuele onvolkomenheden de overeengekomen werkzaamheden op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever de betreffende onvolkomenheden heeft weggenomen en/of heeft hersteld.
- Simplex kan een advies, plan van aanpak, planning en/of verslaglegging ten behoeve van de Diensten opstellen. De inhoud hiervan is niet bindend en slechts adviserend van aard, doch zal Simplex de op haar rustende zorgplichten in acht nemen. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van het wel of niet opvolgen van de adviezen.
- Partijen sluiten de Overeenkomst op basis van alle beschikbare informatie, inclusief maar niet beperkt tot alle kenmerken, functionaliteiten en eigenschappen van de Software. Indien de gemaakte afspraken op basis van deze informatie te summier blijken te zijn om te voldoen aan de Overeenkomst, dienen partijen in overleg te treden en de afspraken c.q. de Overeenkomst dienovereenkomstig aan te passen.
- Simplex is slechts gehouden om het meerwerk van de aanpassingen voor zijn risico te nemen, indien er sprake is van opzet en/of grove schuld aan de zijde van Simplex.
- Simplex zal zich te allen tijde inspannen om de aangeboden Diensten aan de vigerende wet- en regelgeving te laten voldoen. Indien Simplex zich redelijkerwijs en aantoonbaar heeft ingespannen om de aangeboden Diensten aan de vigerende wet- en regelgeving te laten voldoen, kan Simplex niet aansprakelijk worden gesteld voor de door Opdrachtgever geleden of nog te lijden schade ten gevolge van het niet tijdig voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving.
Artikel 6 - Uitvoering van de Overeenkomst
- Simplex zal zich inspannen om de Overeenkomst met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uit te voeren zoals van een goed opdrachtnemer verlangd mag worden. Alle Diensten worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis, tenzij expliciet en schriftelijk een resultaat is overeengekomen welke uitvoerig is beschreven.
- Bij de uitvoering van de Diensten is Simplex niet verplicht of gehouden om de aanwijzingen van Opdrachtgever op te volgen indien daardoor de inhoud of omvang van de overeengekomen Diensten wordt gewijzigd. Indien de aanwijzingen aanvullende werkzaamheden opleveren voor Simplex, is Opdrachtgever gehouden om dienovereenkomstig de meer- of bijkomende kosten te vergoeden conform het overeengekomen uurtarief van Simplex.
- Simplex is gerechtigd om voor de uitvoering van de Diensten naar eigen inzicht derden in te schakelen.
- Indien Simplex op grond van een rechterlijk bevel en/of een wettelijke verplichting werkzaamheden verricht met betrekking tot gegevens van Opdrachtgever, komen de hieraan verbonden kosten voor Opdrachtgever.
- Opdrachtgever kan wijzigingen aanbrengen aan de omvang van de afgenomen Diensten.
a. Opdrachtgever kan wijzigingen aanbrengen in de omvang van de afgenomen Diensten, waaronder het annuleren van ingeplande inzet. Dergelijke wijzigingen worden uitgevoerd conform de geldende annuleringsvoorwaarden. Een vermindering van de afname laat de betalingsverplichting voor reeds geleverde of ingeplande werkzaamheden onverlet.
b. Indien en voor zover de omvang van de afgenomen Diensten door Opdrachtgever wordt vergroot, zijn de meerkosten die hieraan verbonden zijn voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtgever wordt hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht om een vergroting van de omvang van de diensten te weigeren, tenzij anders overeengekomen. - Simplex is gerechtigd, maar nimmer verplicht, de juistheid, volledigheid of samenhang van de aan haar ter beschikking gestelde bronmaterialen, eisen of specificaties te onderzoeken en bij constatering van eventuele onvolkomenheden de overeengekomen werkzaamheden op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever de betreffende onvolkomenheden heeft weggenomen en/of heeft hersteld.
- Simplex kan een advies, plan van aanpak, planning en/of verslaglegging ten behoeve van de Diensten opstellen. De inhoud hiervan is niet bindend en slechts adviserend van aard, doch zal Simplex de op haar rustende zorgplichten in acht nemen. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van het wel of niet opvolgen van de adviezen.
- Partijen sluiten de Overeenkomst op basis van alle beschikbare informatie, inclusief maar niet beperkt tot alle kenmerken, functionaliteiten en eigenschappen van de Software. Indien de gemaakte afspraken op basis van deze informatie te summier blijken te zijn om te voldoen aan de Overeenkomst, dienen partijen in overleg te treden en de afspraken c.q. de Overeenkomst dienovereenkomstig aan te passen.
- Simplex is slechts gehouden om het meerwerk van de aanpassingen voor zijn risico te nemen, indien er sprake is van opzet en/of grove schuld aan de zijde van Simplex.
- Simplex zal zich te allen tijde inspannen om de aangeboden Diensten aan de vigerende wet- en regelgeving te laten voldoen. Indien Simplex zich redelijkerwijs en aantoonbaar heeft ingespannen om de aangeboden Diensten aan de vigerende wet- en regelgeving te laten voldoen, kan Simplex niet aansprakelijk worden gesteld voor de door Opdrachtgever geleden of nog te lijden schade ten gevolge van het niet tijdig voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving.
Artikel 7 - Verplichtingen Opdrachtgever
- Opdrachtgever is verplicht alle door Simplex verzochte informatie, inclusief maar niet beperkt tot de relevante bijlagen en aanverwante informatie en gegevens, tijdig en/of voor aanvang van de werkzaamheden en in de gewenste vorm te verstrekken ten behoeve van een juiste en doelmatige uitvoering van de Overeenkomst. Simplex geeft daarbij duidelijk aan welke informatie benodigd is en binnen welk tijdsbestek. Bij gebreke hiervan is Simplex bevoegd de verloren manuren bij Opdrachtgever in rekening te brengen conform het overeengekomen tarief. Indien Partijen geen standaardtarief zijn overeengekomen, is Simplex bevoegd een marktconform tarief te rekenen.
- Simplex is niet verplicht om de juistheid en/of volledigheid van de aan haar verstrekte informatie te controleren of om Opdrachtgever te updaten met betrekking tot de informatie als deze in de loop van de tijd is veranderd, noch is Simplex verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die door Simplex voor derden is samengesteld en/of aan derden wordt verstrekt in het kader van de Overeenkomst.
- Simplex kan, indien dit nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst, verzoeken om aanvullende informatie. Bij gebreke hiervan is Simplex gerechtigd om haar werkzaamheden op te schorten totdat de informatie is ontvangen, zonder gehouden te zijn tot vergoeding van enige schadevergoeding uit welke hoofde dan ook jegens Opdrachtgever, tenzij het gebrek aan de benodigde informatie voor Opdrachtgever redelijkerwijs niet voorzienbaar was. Ingeval van gewijzigde omstandigheden dient Opdrachtgever dit zo spoedig mogelijk, nadat de wijziging bekend is geworden, kenbaar te maken aan Simplex.
- Opdrachtgever is op eerste verzoek van Simplex verplicht om door Simplex verstrekte voorstellen te beoordelen, althans binnen de overeengekomen periode. Indien Simplex wordt vertraagd in haar werkzaamheden, doordat Opdrachtgever niet of niet tijdig een beoordeling op een door Simplex gedaan voorstel, is Opdrachtgever te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de hierdoor ontstane gevolgen, inclusief maar niet beperkt tot vertraging van het project.
- De aard van de dienstverlening brengt met zich mee dat het resultaat mede afhankelijk is van externe factoren die de ontwikkeling kunnen beïnvloeden, zoals de kwaliteit, juistheid en de tijdige aanlevering van benodigde informatie en gegevens door Opdrachtgever en/of diens medewerkers. Opdrachtgever staat in voor de kwaliteit en voor de tijdige en juiste aanlevering van de benodigde gegevens en informatie.
- Partijen verklaren dat voor het correct doorlopen van een ontwikkeltraject inspanning, transparantie en nauwe samenwerking tussen Partijen is vereist. Opdrachtgever erkent en verklaart dat op hem een medewerkingsplicht rust om een ontwikkeltraject geslaagd af te ronden. Deze medewerkingsplicht is inclusief maar niet beperkt tot het tijdig betalen van het overeengekomen voorschot.
- Indien Opdrachtgever niet aan zijn medewerkingsverplichting voldoet, is Simplex niet aansprakelijk voor de door Opdrachtgever geleden of nog te lijden schade.
- Indien een fatale (oplever)termijn is overeengekomen en deze fatale termijn niet gehaald dreigt te worden vanwege vertraging die Opdrachtgever is toe te rekenen, is het verzuim van Simplex door overschrijding van deze termijn niet ingetreden.
- Indien Opdrachtgever elektronische bestanden, Website of informatiedragers aan Simplex verstrekt, garandeert Opdrachtgever dat deze vrij zijn van virussen en defecten.
Artikel 8 - (Op)levering
- Simplex zal op een in de Overeenkomst bepaalde wijze de Software opleveren dan wel online voor aflevering beschikbaar stellen aan Opdrachtgever. Eventueel overeengekomen gebruikersdocumentatie wordt schriftelijk, dan wel digitaal aan Opdrachtgever verstrekt.
- Opdrachtgever aanvaardt de Software in de staat waarin deze zich op het moment van aflevering bevindt (‘as is’). Eventuele Gebreken worden zo snel mogelijk door Simplex opgelost.
- (Oplever)termijnen zijn geen fatale termijnen, tenzij schriftelijk expliciet anders overeengekomen.
- Indien Opdrachtgever goedkeuring dient te geven, is Simplex gerechtigd om de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever zijn goedkeuring heeft gegeven.
- Simplex spant zich in om de dienstverlening binnen de overeengekomen termijn te realiseren, voor zover dit van haar in redelijkheid verlangd kan worden. Indien sprake is van spoed, is Opdrachtgever gehouden om de hiermee gemoeide meerkosten te vergoeden aan Simplex.
- Indien Partijen een deeloplevering van de Software overeenkomen, zal Simplex de Software verder ontwikkelen zodra Opdrachtgever zijn op- en aanmerkingen schriftelijk heeft gedeeld en Simplex deze wijzigingen heeft bevestigd. Deze veranderingen kunnen gevolgen hebben voor de opleverdatum alsmede reeds overeengekomen budget.
- Elke (deel)oplevering wordt na 10 werkdagen geacht geaccepteerd te zijn, indien Opdrachtgever niet binnen deze termijn schriftelijk aan Simplex heeft gemotiveerd of en welke Gebreken er zijn.
- Voor zover sprake is van Software van derden (zoals AFAS) die niet door Simplex aan Opdrachtgever is geleverd, maar waarvoor Simplex implementatie-, configuratie- of ondersteuningsdiensten verricht, wordt onder ‘oplevering’ uitsluitend verstaan: de oplevering van de door Simplex verrichte werkzaamheden in het kader van die diensten. De levering van de betreffende Software zelf valt buiten de reikwijdte van deze bepaling.
Artikel 9 - Overgang van risico
- Het risico van diefstal en verlies, verduistering of beschadiging van gegevens, documenten, programmatuur, databestanden en/of zaken die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst gebruikt, gemaakt of geleverd worden, gaat over op Opdrachtgever op het moment waarop deze feitelijk in de beschikking van Opdrachtgever zijn gebracht, dan wel ten tijde van het eerste moment van acceptatie van de Software.
- Het opnieuw opstellen, installeren en/of implementeren geschiedt tegen het overeengekomen tarief.
Artikel 10 - Garanties
- Simplex spant zich in om de geleverde Software en Diensten te laten voldoen aan de redelijke eisen van deugdelijkheid en vakmanschap, conform de in de branche geldende normen. Eventuele garanties gelden uitsluitend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
- Opdrachtgever kan slechts een beroep doen op een overeengekomen garantie indien volledig is voldaan aan de betalingsverplichtingen.
- Simplex staat er niet voor in dat de Software foutloos of zonder onderbrekingen functioneert. Herstel van gebreken beperkt zich tot onderdelen die door Simplex zelf zijn ontwikkeld. Voor software van derden geldt geen garantie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- Indien sprake is van een gerechtvaardigd beroep op garantie, zal Simplex naar eigen inzicht overgaan tot herstel of vervanging. Eventuele aanvullende schadevergoeding is beperkt tot hetgeen bepaald is in artikel 25 (Beperking aansprakelijkheid).
- De garantie omvat geen herstel van verloren of verminkte gegevens. Indien overeengekomen, kan Simplex hierbij ondersteuning bieden, maar is daartoe niet verplicht.
- Indien sprake is van een gebrek waarvoor Simplex herstelplichtig is, is Simplex gerechtigd om – indien noodzakelijk – eerst een tijdelijke oplossing aan te brengen. Structureel herstel volgt binnen een redelijke termijn.
Artikel 11 - Gebruik en onderhoud
11A. Software van derden
- Opdrachtgever is verplicht om eventuele Gebreken in de Software schriftelijk te melden aan Simplex, waarna Simplex overeenkomstig zijn gebruikelijke procedures het Gebrek naar zijn beste vermogen zal herstellen. Indien wenselijk is Simplex gerechtigd om eerst tijdelijke oplossingen aan te brengen, waarna in overleg met Opdrachtgever een structurele oplossing bedacht en uitgevoerd wordt
- Opdrachtgever is gehouden zijn medewerking op eerste verzoek te verlenen aan Simplex om Gebreken te herstellen.
- Opdrachtgever dient te allen tijde maatregelen te treffen ter voorkoming en beperking van Gebreken en verminking en/of verlies van gegevens, al dan niet op basis van door Simplex verstrekte inlichtingen.
- Opdrachtgever heeft de eindverantwoordelijkheid voor het beheer en het gebruik van de Software.
- Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van de Software door derden die door Opdrachtgever zijn ingeschakeld.
11B. Door Simplex zelf ontwikkelde en/of geleverde programma’s en applicaties
- Het onderhoud bevat in beginsel de volgende Diensten (i) correctief, (ii) preventief en (iii) adaptief onderhoud. Ingeval van correctief, preventief en/of adaptief onderhoud, is Simplex gerechtigd om de Dienst geheel of gedeeltelijk (tijdelijk) buiten gebruik te stellen. Opdrachtgever heeft gedurende deze onderbreking geen recht op enige schadevergoeding.
- Ten behoeve van het Onderhoud is Simplex bevoegd om onder meer (data)bestanden te controleren op onder andere computeraanvallen, computervirussen en onveilige en/of illegale handelingen, alsmede andere handelingen te verrichten die nodig zijn ten behoeve van het Onderhoud.
- Simplex zal de onderbreking zoveel mogelijk buiten kantooruren laten plaatsvinden en niet langer dan noodzakelijk is voor het Onderhoud.
- Simplex is gerechtigd om wijzigingen aan te brengen in de techniek van het datanetwerk of telecommunicatienetwerk en andere veranderingen in de door Simplex aangeboden Diensten. Deze wijzigingen kunnen mogelijk van invloed zijn op de door Opdrachtgever gebruikte randapparatuur, waarvoor Simplex niet gehouden kan zijn tot het voldoen van enige schadevergoeding.
- Simplex verzorgt de implementatie van Updates en/of Upgrades. Het staat opdrachtgever in geen enkel geval vrij om Updates en/of Upgrades te weigeren, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
- Simplex houdt zich te allen tijde het recht voor om Software end-of-life life te verklaren. Ingeval Software end-of-life is, zal Simplex dit minimaal zes (6) maanden aan Opdrachtgever mededelen. Simplex is niet gehouden tot het betalen van enige vorm van schadevergoeding die Opdrachtgever lijdt, tenzij de Overeenkomst voor een initiële periode van maximaal twaalf (12) maanden is aangegaan en deze initiële periode nog niet is verstreken.
- Simplex is niet gehouden om een fysieke drager met de te leveren Software aan Opdrachtgever te verstrekken.
- Indien Simplex op grond van de Overeenkomst een back-up maakt van de gegevens van Opdrachtgever, zal Simplex conform de Overeenkomst op vaste momenten een back-up maken en bewaren conform de overgekomen termijn. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het nakomen van de voor hem geldende wettelijke bewaar- en administratieplichten.
Artikel 12 - Prijzen, betaling en indexatie
- Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (btw) weergegeven.
- Indien overeengekomen, dient Opdrachtgever deelbetalingen te verrichten per oplevermoment.
- Opdrachtgever is verplicht de kosten van derden, die na goedkeuring van Opdrachtgever door Simplex ingezet worden, volledig te vergoeden tenzij schriftelijk nadrukkelijk anders overeengekomen.
- Opdrachtgever kan geen rechten ontlenen aan een vooraf afgegeven begroting, tenzij Partijen schriftelijk uitdrukkelijk een vaste prijs voor de Diensten zijn overeengekomen.
- Betaling dient te geschieden binnen uiterlijk 14 dagen na factuurdatum op een door Simplex aan te geven wijze, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Bij niet-nakoming van de betalingsverplichtingen zijn de bepalingen uit artikel 13 van toepassing.
- Alle betalingen door Opdrachtgever geschieden zonder enige korting, opschorting of verrekening, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
- De Vergoeding zal jaarlijks met ingang van 1 januari van het desbetreffende jaar worden geïndexeerd aan de hand van het maandcijfer van de consumentenprijs-index (CPI) met een aanvullende bandbreedte van 2 procentpunten. Geen aanpassing van de vergoeding vindt plaats in het geval de consumentenprijs-index negatief is.
- Opdrachtgever dient de overeengekomen Vergoeding ineens, zonder verrekening of opschorting, binnen de opgegeven betaaltermijn van uiterlijk 14 dagen zoals vermeld op de factuur te voldoen op het aan hem kenbaar gemaakte rekeningnummer van Simplex.
Artikel 13 - Betaling en gevolgen van wanbetaling
13A. Verzuim en incasso
- Wanneer Opdrachtgever niet aan haar betalingsverplichting voldoet, en niet binnen de gestelde betalingstermijn heeft betaald, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling is vereist. Vanaf de dag waarop verzuim intreedt, is Opdrachtgever over het openstaande bedrag de wettelijke (handels)rente verschuldigd tot aan de dag van volledige betaling.
- Vanaf de datum dat Opdrachtgever in verzuim is, maakt Simplex aanspraak op de wettelijke (handels)rente vanaf de eerste verzuimdag tot aan algehele voldoening, en op vergoeding van de buitengerechtelijke kosten conform artikel 6:96 BW, te berekenen volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 1 juli 2012.
- Simplex kan bij uitblijvende betaling één of meer betalingsherinneringen of aanmaningen versturen. Het verzenden daarvan laat het in lid 1 genoemde verzuim onverlet. Indien betaling vervolgens uitblijft, behoudt Simplex zich het recht voor om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Alle hiermee gemoeide (buiten)gerechtelijke kosten komen volledig voor rekening van Opdrachtgever.
- Simplex heeft het recht om de ontvangen of door haar gerealiseerde gegevens, databestanden, programmatuur en meer onder zich te houden indien Opdrachtgever niet (volledig) aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan.
- Simplex is bevoegd de nakoming van de verbintenissen op te schorten zodra Opdrachtgever in verzuim is in de nakoming van enige uit de Overeenkomst voortvloeiende verbintenis, inclusief maar niet beperkt tot het betalen van de overeengekomen Vergoeding. De opschorting zal terstond aan Opdrachtgever schriftelijk worden bevestigd. Simplex is in dat geval niet aansprakelijk voor schade, in welke vorm dan ook, als gevolg van het opschorten van haar werkzaamheden.
- In geval van ontbinding of opschorting wegens niet-betaling, is Simplex eveneens gerechtigd reeds geleverde, doch nog niet volledig betaalde werkzaamheden of resultaten daarvan ontoegankelijk te maken, te vernietigen, of niet (langer) aan Opdrachtgever ter beschikking te stellen. Deze bevoegdheid geldt uitsluitend voor zover dit niet in strijd is met dwingendrechtelijke wetgeving of wettelijke bewaarplichten.Opdrachtgever kan hierop geen verdere aanspraak maken.
- Specifiek voor de dienst Simplex Go geldt dat bij uitblijven van (tijdige) betaling de gebruikslicentie direct en zonder nadere aankondiging wordt opgeschort. Toegang tot Simplex Go wordt in dat geval geblokkeerd totdat volledige betaling is ontvangen.
- Indien Opdrachtgever in verzuim verkeert, is Simplex gerechtigd haar verplichtingen op te schorten dan wel de Overeenkomst te beëindigen, en dient Opdrachtgever op eerste verzoek alle door Simplex gemaakte kosten ter directe of indirecte inning te vergoeden.
Artikel 14 - Dienstspecifieke voorwaarden Simplex
14A. Dienstverlening op abonnementsbasis
- Abonnementsfacturen worden per de eerste van de maand vooraf in rekening gebracht bij Opdrachtgever.
14B. Dienstverlening op basis van uurtarief
- Van toepassing op functioneel beheer dienstverlening of ondersteuning salarisadministratie welke niet in abonnementsvorm wordt aangeboden. De verrichte werkzaamheden worden per week achteraf in rekening gebracht bij Opdrachtgever.
14C. Dienstverlening op basis van Dagtarief:
- De verrichte werkzaamheden worden per week achteraf in rekening gebracht. Extra uren buiten de geplande dagen worden op basis van nacalculatie gefactureerd.
14D. Dienstverlening op basis van Strippenkaart:
- Van toepassing op ServiceCenter werkzaamheden welke via het Simplex klantportaal worden ingediend. Uren worden op hele kwartieren naar boven afgerond en van de strippenkaart afgeschreven. De strippenkaart wordt voorafgaand aan de werkzaamheden ineens gefactureerd. Restitutie is niet mogelijk.
14E. Annulering of verplaatsing van geplande werkzaamheden:
- Geplande dag(en) kunnen tot 5 (vijf) werkdagen voor aanvang kosteloos worden geannuleerd.
- Bij annulering of verplaatsen van korter dan 5 werkdagen vóór aanvang worden de gereserveerde tijd en/of werkzaamheden volledig gefactureerd.
14F. Annulering of verplaatsing van geplande werkzaamheden binnen abonnementen
- Voor annulering van geplande werkzaamheden binnen een lopend abonnement geldt dat werkzaamheden niet afzonderlijk geannuleerd kunnen worden. Annulering of verplaatsen is uitsluitend mogelijk door opzegging van het abonnement (de Overeenkomst), met inachtneming van de daarvoor geldende opzegtermijn en voorwaarden.
14G. Werkdagdefinitie Consultancy inzet
- Simplex voert haar consultancydienstverlening uit conform het overeengekomen dagtarief.
- Een consultancydag duurt 7 uur.
- Wanneer naast de geplande consultancydag(en) meer uren voor Opdrachtgever zijn gewerkt, worden deze uren achteraf op basis van nacalculatie tegen het overeengekomen uurtarief in rekening gebracht bij opdrachtgever.
Artikel 15 – Privacy, gegevensverwerking en beveiliging
- Simplex gaat zorgvuldig om met de (persoons)gegevens van Opdrachtgever en zal deze slechts conform de privacy statement gebruiken. Indien daartoe gevraagd zal Simplex de betrokkene hierover informeren. Vragen over de verwerking van de persoonsgegevens en nadere informatie kunnen per e-mail gesteld worden aan info@simplex.nl.
- Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die met gebruikmaking van een Dienst en/of de Software van Simplex verwerkt worden.
- Opdrachtgever staat er tevens voor in dat de inhoud van de gegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enige rechten van derden. In dit kader vrijwaart Opdrachtgever Simplex tegen elke (rechts)vordering welke verband houdt met deze gegevens of de uitvoering van de Overeenkomst.
- Indien Simplex op grond van de Overeenkomst dient te voorzien in beveiliging van informatie, zal deze beveiliging voldoen aan de overgekomen specificaties en een beveiligingsniveau dat gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de gegevens, en de daaraan verbonden kosten, redelijk is.
- Partijen dienen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming te handelen en de daaruit voortvloeiende verplichtingen na te leven alsmede andere toepasselijke wet- en regelgeving.
- Opdrachtgever heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming verplichtingen tegenover derden. Hieronder wordt verstaan, maar is niet beperkt tot de verplichting tot het verstrekken van informatie, het geven van inzage, het corrigeren en het verwijderen van persoonsgegevens van betrokkenen. Opdrachtgever is zelf uitsluitend en volledig verantwoordelijk voor de juiste nakoming van deze verplichtingen.
- Indien er sprake is van een datalek, is Opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke zelf uitsluitend de partij om hier een melding van te maken bij de juiste autoriteiten, inclusief maar niet beperkt tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 16 – Overmacht
- Simplex is niet aansprakelijk wanneer zij ten gevolge van een overmachtssituatie haar verplichtingen op grond van de Overeenkomst niet kan nakomen.
- Onder overmacht aan de zijde van Simplex wordt verstaan, zoals benoemd in artikel 6:75 BW: situaties waarin nakoming van de verplichtingen onmogelijk is zonder dat dit te wijten is aan Simplex of haar toeleveranciers. Dit omvat, maar is niet beperkt tot: overmacht van toeleveranciers, storingen op het softwaresysteem van klant waarop de diensten van Simplex worden geleverd, storingen in het elektriciteitsnet en storingen die dataverkeer belemmeren als de oorzaak daarvan niet is te wijten aan partijen zelf.
- Indien een overmachtssituatie langer duurt dan twee maanden, kan de Overeenkomst door elk van de Partijen schriftelijk ontbonden worden. Indien op grond van de Overeenkomst reeds enige prestaties zijn verricht, wordt in een dergelijk geval naar verhouding afgerekend zonder enige verschuldigdheid van elke partij jegens elkaar.
- Indien Simplex bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen is Simplex gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
Artikel 17 – Beperking aansprakelijkheid
- Indien sprake is van toerekenbare tekortkoming van Simplex, is Simplex uitsluitend gehouden tot betaling van enige schadevergoeding indien Opdrachtgever Simplex schriftelijk in gebreke heeft gesteld, met een gedetailleerde omschrijving van het Gebrek en Simplex een redelijke termijn wordt gegund om dit Gebrek te herstellen.
- Onder schade wordt verstaan: redelijke kosten gemaakt ter beperking of voorkoming van schade, de vaststelling van de schadeoorzaak, de schade, en de wijze van herstel alsmede de kosten van noodvoorzieningen.
- Indien het verrichten van Diensten door Simplex leidt tot aansprakelijkheid, is deze beperkt tot de daadwerkelijk door Opdrachtgever geleden schade, met als maximum het bedrag dat in het kader van de betreffende opdracht door Opdrachtgever aan Simplex is betaald. Daarnaast is de aansprakelijkheid van Simplex beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval wordt uitgekeerd onder de toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering van Simplex, waarbij het hoogste van beide bedragen als maximum geldt.
- Ingeval de Dienst ziet op het leveren van een SaaS-dienst of service en/of onderhoud is bovengenoemde aansprakelijkheid beperkt tot maximaal de overeengekomen Vergoeding voor een periode van 12 maanden.
- Simplex is niet aansprakelijk voor gevolgschade, indirecte schade, bedrijfsschade, winstderving en/of geleden verlies, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van gebruik van door Simplex geleverde Diensten, schade wegens verlies van gegevens, gevolgschade, vertragingsschade en renteschade.
- Simplex is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is of kan zijn van enig handelen of nalaten naar aanleiding van (onvolkomen en/of onjuiste) informatie op zijn website of die van gelinkte websites.
- Aansprakelijkheid van Simplex voor (het functioneren van) plug-ins van derden is uitgesloten. Simplex is voorts niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan ten gevolge, of in verband met aangebrachte wijzigingen of verrichte werkzaamheden in of aan de Software van Simplex die zonder schriftelijke toestemming van Simplex heeft plaatsgevonden.
- Opdrachtgever vrijwaart Simplex voor alle aanspraken van derden als gevolg van een gebrek ten gevolge van een dienst die door Opdrachtgever aan een derde is geleverd en mede bestond uit door Simplex geleverde Software en/of Diensten, tenzij Opdrachtgever kan aantonen dat de schade is veroorzaakt door de Software van Simplex.
- Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de juiste beveiliging van zijn eigen apparaten waarop de Software is geïnstalleerd, inclusief maar niet beperkt tot de beveiliging van wachtwoorden en meer.
- Elke vordering tot schadevergoeding jegens Simplex dient schriftelijk gemeld worden, doch uiterlijk binnen één jaar nadat Opdrachtgever bekend was of redelijkerwijs bekend kon zijn met de feiten waarop hij zijn aanspraken baseert. De aansprakelijkheid van Simplex eindigt in elk geval na verloop van een jaar na beëindiging van de Overeenkomst tussen Partijen.
Artikel 18 – Geheimhouding
- Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle (vertrouwelijke) informatie die is verkregen in het kader van een Overeenkomst.
- Partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van alle informatie die zij over elkaar en van elkaar verkrijgen.
- Alle informatie en gegevensdragers van de andere Partij worden niet aan derden beschikbaar gesteld en dienen strikt geheim te blijven, tenzij de andere Partij voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend daartoe en/of de informatie openbaar toegankelijk is.
- Opdrachtgever is verplicht om alle gegevens en andere materialen die door Simplex worden verstrekt geheim te houden, niet aan derden bekend te maken of in gebruik te geven, tenzij Simplex daar schriftelijke toestemming voor heeft gegeven.
- Indien een Partij op grond van een wettelijke bepaling of een gerechtelijke uitspraak gehouden is de vertrouwelijke informatie aan door de wet of bevoegde rechter of aangegeven derde (mede) te verstrekken, en de andere Partij zich niet kan beroepen op een verschoningsrecht, is de Partij niet gehouden tot enige schadevergoeding en is de andere Partij niet gerechtigd tot ontbinding van de Overeenkomst.
- De geheimhoudingsverplichting leggen Partijen ook de door hen in te schakelen derden op.
Artikel 19 – Intellectuele eigendomsrechten
- Alle rechten van intellectuele eigendom van Simplex, waaronder verstaan aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde Software, databestanden, programmatuur, apparatuur en/of andere materialen waaronder verstaan maar niet beperkt tot ontwerpen, analyses, rapporten, documentatie en offertes alsmede al het voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij Simplex, en/of derden c.q. toeleveranciers indien deze rechten reeds toebehoorden aan anderen dan Simplex.
- Het is Opdrachtgever verboden om de Software en programmatuur waarop de IE-rechten en auteursrechten van Simplex rusten te openbaren en/of te vermenigvuldigen, te wijzigen of ter beschikking te stellen aan derden zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Simplex en een daartoe overeengekomen geldelijke Vergoeding. Indien Opdrachtgever wijzigingen wenst aan te brengen in door Simplex opgeleverde zaken, dient Simplex expliciet akkoord te geven op de voorgenomen wijzigingen.
- Het is Opdrachtgever verboden om de Software waarop de intellectuele eigendomsrechten van Simplex rusten anders te gebruiken dan overeengekomen in de Overeenkomst. Opdrachtgever verkrijgt slechts een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht van de Software gedurende de looptijd van de overeenkomst, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
- Het is Opdrachtgever voorts niet toegestaan om enige aanduiding betreffende het vertrouwelijke karakter, auteursrechten, handelsnamen, merken, of enig ander recht van intellectuele eigendom uit de website, documentatie en/of overige materialen te wijzigen of te verwijderen.
- Partijen zullen elkaar informeren en gezamenlijk optreden tegen elke (vermoedens van) inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten rechten van Simplex.
- Elke inbreuk van Opdrachtgever op de intellectuele eigendomsrechten rechten van Simplex, wordt bestraft met een eenmalige boete ter hoogte van € 50.000,- euro (zegge: vijftigduizend euro) en een boete van € 1000,- euro (zegge: duizend euro) voor elke dag dat de inbreuk voortduurt. Het inroepen van dit boetebeding laat het recht van Simplex om volledige schadevergoeding te vorderen onverlet.
- Opdrachtgever vrijwaart Simplex voor aanspraken van derden met betrekking tot intellectuele eigendomsrechten op de door Opdrachtgever verstrekte gegevens en informatie, die bij het uitvoeren van de Overeenkomst gebruikt kunnen worden.
Artikel 20 – Klachten
- Indien Opdrachtgever niet tevreden is over de Software of Diensten van Simplex of anderszins klachten heeft over de uitvoering van de Overeenkomst, is Opdrachtgever verplicht om deze klachten zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na de betreffende aanleiding dat tot de klacht heeft geleid te melden. Klachten kunnen schriftelijk gemeld worden via info@simplex.nl met als onderwerp “Klacht”.
- De klacht moet door Opdrachtgever voldoende onderbouwd en/of toegelicht zijn, wil Simplex de klacht in behandeling kunnen nemen.
- Simplex zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht inhoudelijk reageren op de klacht.
- Partijen verklaren zich als goed opdrachtgever en goed opdrachtnemer jegens elkaar op te stellen en klachten zoveel mogelijk buitengerechtelijk op te lossen.
Artikel 21 – Toepasselijk recht
- Op de rechtsverhouding tussen Partijen is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing.
- Simplex kan deze algemene voorwaarden eenzijdig wijzigen. De meest actuele versie is te vinden op de website.
- Alle geschillen, ontstaan door of naar aanleiding van de Overeenkomst tussen Partijen, worden beslecht door de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland, locatie Arnhem, tenzij bepalingen van dwingend recht een andere bevoegde rechter aanwijzen.
