Ik ben sinds 1 juli 2020 werkzaam als CFRO van OBAM Investment Management. Als CFRO ben ik verantwoordelijk voor het Risk Management, Finance, Legal en Compliance domein van de organisatie.
OBAM Investment Management is een nieuw opgerichte fondsbeheerder die het OBAM beleggingsfonds beheert, onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten. Als fondsbeheerder beleggen wij namens het beleggingsfonds wereldwijd in aandelen. Het beleggingsfonds is een van de oudste fondsen in Europa. Na jaren onder de vleugels van grote moedermaatschappijen, zoals Fortis en BNP Paribas, wordt het beleggingsfonds per 1 juli 2020 weer zelfstandig beheerd.
Wij gebruiken de AFAS software sinds de start van onze organisatie per 1 juli 2020.
Binnen het Finance domein hebben wij AFAS geselecteerd als financiële administratie voor OBAM Investment Management, waarbij wij Simplex hebben geselecteerd om de HRM/Payroll, geïntegreerd binnen AFAS, in te richten. Simplex ondersteunt het volledige verloningstraject voor ons als werkgever, en de employee self-service voor de medewerkers via de Insite app.
Onze ervaringen met Simplex zijn zeer goed. Zowel bij de ontwerp- en voorbereidingsfase, als bij de latere beheerfase. Simplex is sinds juni 2020 bij ons aan boord. In die tijd hadden wij enkel een lege vennootschap, een gehuurde kantoorruimte en beoogde medewerkers die pas in juli in dienst zouden komen. Simplex heeft in die fase, waarin er dus eigenlijk nog helemaal niets was, actief met ons meegedacht over de inrichting. Wij hebben samen beoordeeld wat voor ons op 1 juli essentieel was, wat later geïmplementeerd kon worden ingevoerd, en zeker ook om te beoordelen wat voor ons niet relevant was. Simplex schakelde in die ontwerp- en voorbereidingsfase haar dedicated consultingmedewerkers in. Het was een goeie klik en hun gecombineerde payrol en algemene AFAS kennis resulteerde in een volledig geïntegreerde finance en HRM/payroll-omgeving. In de beheerfase zijn onze ervaringen onveranderd positief. Je merkt dat de lijnen in de Simplex organisatie kort zijn. Simplex schakelt flexibel en komt met snelle oplossingen voor kleine aanpassingen die wij als startende organisatie onvermijdelijk tegenkomen. Wat mij zeer positief opvalt is dat Simplex, zelf ook een relatief jonge organisatie, in staat is goede mensen aan te trekken die ook snel thuis zijn in de payroll omgeving van onze organisatie.
Omdat wij een nieuwe organisatie zijn, was onze livegang op 1 juli eigenlijk de grote verandering voor de hele organisatie. Het betekende een nieuwe werkwijze voor ons als werkgever voor salarisbetalingen, loonheffing en afdracht van pensioenpremies. En het betekende een nieuwe werkwijze voor de medewerkers om volledig online verlof, verzuim en declaraties te regelen.
Wat mij betreft was de grootste uitdaging dat de Corona periode en de uitdaging om de HRM/payroll in die situatie volledig en tijdig te operationaliseren. De inrichtingssessies die Simplex in juni organiseerde, waren allemaal online. Een compliment aan Simplex om tijdens deze sessies niet alleen samen met ons de HRM/payroll in te richten, maar ook de medewerkers te trainen.
Het mooie van onze implementatie is dat wij samen een volledig geïntegreerde finance en HRM/payroll-omgeving hebben neergezet.