Nieuws
Ervoor zorgen dat klanten op eigen benen kunnen staan en mezelf overbodig maken, dat is wat mij iedere dag weer energie geeft!
Vandaag aan het woord; onze Willem. Binnen Simplex vervult hij een bijzondere functie, namelijk het opzetten van beheersorganisaties binnen middelgrote tot grote bedrijven om orde en structuur in de ontstane chaos aan te brengen.
Voorop gesteld; de software van AFAS is in combinatie met het juiste gebruik en beheer al een geoliede machine op zich. Maar, zoals je hiervoor misschien al wel een beetje proeft, is het perfect laten functioneren van AFAS niet iets dat zomaar uit de lucht komt vallen. Daar is juist gebruik en beheer voor nodig. Vooral dat laatste is hetgeen waar Willem zich op focust. Wanneer AFAS een middelgrote tot grote klant heeft geïmplementeerd, wordt hen met klem geadviseerd ervoor te zorgen dat er een beheersorganisatie wordt opgezet. Met dit advies gaat AFAS de deur uit. De betreffende klant gaat na het vertrek van AFAS over het algemeen gewoon weer door met de dagelijkse werkzaamheden en gaat er in veel gevallen vanuit dat de software van AFAS er zelf wel voor zorgt dat alles op rolletjes gaat verlopen, wat begrijpelijk is.
Echter, bij de eerste verloning of bij de eerste verlofaanvragen komen vaak de eerste kinderziekten en ongemakken naar voren. Een door AFAS geïmplementeerde klant komt er in die gevallen pas dan achter dat er wellicht 5000 eindgebruikers van de software zijn, die ieder tegen eigen vraagstukken aanlopen. De volgende -vaak voor nog wat meer stress zorgende- ontdekking is dan dat er intern niemand is om die opkomende vragen van de eindgebruikers te beantwoorden. In deze gevallen, waarin de orde vaak ver te zoeken is, komt Simplex, en meer specifiek Willem ontzettend graag over de vloer om alles weer op orde te krijgen.
‘’Bij het vervullen van deze functie binnen Simplex kom ik eigenlijk nooit in situaties waarin alles onder controle is. Iedere klant heeft ook weer andere ondersteuning nodig om de orde weer terug te brengen binnen de organisatie. Zo kan het zijn dat een organisatie intern nog geen geschikte personen heeft om de software van AFAS te beheren en ontwikkelen. In die gevallen ga ik deze personen werven voor de klant. Het is niet zo dat tijdens de periode waarin de nieuwe beheerders worden geworven er niets kan gebeuren. Er kan tijdens de overbruggingsfase een team bestaande uit Simplex-medewerkers worden ingezet om het beheren van de software tijdelijk over te nemen. Het voorgaande stelt veel klanten vaak al enigszins gerust, de weg terug naar orde kan dus al direct worden ingeslagen. In andere gevallen zijn er al wel medewerkers met AFAS kennis in huis, maar moeten deze medewerkers verder worden opgeleid om de rol van beheerder op zich te kunnen nemen. Ook dit opleiden verzorg ik. Wanneer de juiste personen voor in de beheersorganisatie zijn gevonden en/of opgeleid, is het aanbrengen van een interne structuur het meest belangrijk. Hierbij kan worden gedacht aan het vaststellen van een duidelijke rolverdeling, het gebruiken van planborden, het implementeren van een ticketsysteem en het aanbrengen van gesprekkenstructuren.
Het leuke aan mijn functie is dat je niet alleen bezig bent met de software van AFAS, maar ook met het verder helpen van de klant op strategisch en inhoudelijk niveau. Het doel is uiteindelijk dat klanten op hun eigen benen kunnen staan. Ik wil ervoor zorgen dat bij iedere klant op den duur de juiste kennis en kunde in huis is om de software te blijven ontwikkelen tot het perfecte product dat bij de organisatie past en waarbij iedere eindgebruiker zich comfortabel voelt. Uiteindelijk wil ik overbodig zijn voor de klant!’’
Ben jij nou ook benieuwd of er binnen jouw organisatie meer structuur en orde kan worden aangebracht? Neem gerust eens contact op met Willem via willem@simplex.nl.