CameraNu is één van de grootste fotowinkels en een top 40 online retailer in Nederland. Hun visie en ondernemerschap leidde tot een succesvolle onderneming met 9 locaties verspreid door Nederland en België en assortiment met meer dan 40.000 producten. Met inmiddels zo’n 200 medewerkers was een passend softwarepakket wel op zijn plek.
Hoe en waarom is jullie keuze uiteindelijk gevallen op de software van AFAS?
Tot 2020 deden wij in principe alles met behulp van Excel en hadden we onze salarisadministratie uitbesteed aan onze accountant. Dat is natuurlijk niet ideaal. Wel hadden we bij onze accountant een portal waarop we konden inloggen om bijvoorbeeld onze mutaties door te voeren. Maar puntje bij paaltje konden we zelf verder niet accorderen en verwerken. Wat CameraNu miste was een systeem dat meer HR gedreven was, door middel van flows en processen.
Naar aanleiding van de ongemakken die we op dat moment ervaarden, ben ik eens rond gaan kijken naar wat er eigenlijk allemaal mogelijk was op het gebied van HRM Payroll. Zodoende hebben we drie partijen uitgenodigd, waar AFAS er één van was. We wilden een goede klik voelen met de partij, maar ook met de mensen die namens hen hun verhaal kwamen doen. De klik met AFAS was er en daarmee viel de keuze ook op hen.
Ik begrijp dus goed dat er nog helemaal geen ervaringen waren met AFAS?
Dat klopt, we moesten het tot dat moment echt hebben van onze Excel skills. We kenden AFAS natuurlijk wel van naam, maar we moesten echt vanaf 0 beginnen met de kennis over de software.
De keuze viel dus op AFAS, maar hoe zijn jullie terechtgekomen bij Simplex?
Ja dat is inderdaad wel een goede. Het jaar waarin CameraNu besloot voor een softwarepakket te gaan kiezen, brak in maart (2020) corona uit. Aangezien wij werkzaam zijn in de retail, moesten we eerst aankijken wat het effect van corona op onze handel ging zijn. We hebben daarom besloten de software even te parkeren. In het voortraject hadden we dus al wel lang en breed met Bernard (inmiddels werkzaam bij Simplex) gekeken naar onze wensen en naar wat AFAS daarin voor ons kon betekenen.
Toen in september gelukkig duidelijk was geworden dat onze handel door bleef gaan, hebben we het traject met AFAS vervolgd. Omdat we pas aan het eind van het jaar en daarmee in de drukke periode voor AFAS geïmplementeerd moesten worden, had AFAS daar zelf geen ruimte meer voor. AFAS heeft ons daardoor doorverwezen naar Simplex voor de implementatie en de begeleiding hierbij.
Omdat het contact met Bernard zo goed was bevallen en hij inmiddels werkzaam was bij Simplex, hadden we daar direct het volste vertrouwen in en zijn we de samenwerking aangegaan. Uiteindelijk zijn we in januari 2021 live gegaan.
Hoe pakken jullie het beheer van AFAS intern op?
We hebben een HR medewerker die als interne applicatiebeheerder is aangewezen, zij is dus ook de eerst die tegen dingen aanloopt die we tijdens die structurele meetings kunnen voorleggen aan de consultant die bij ons langskomt. We hebben eigenlijk gewoon een gezamenlijke pagina waarin iedereen zijn of haar wensen kan neerzetten. Voor hele concrete vragen schieten we nog wel eens een ticket in, de rest behandelen we op de consultancydagen. Voor concrete vragen schieten we nog wel eens een ticket in.
De punten die vaker naar voren komen, proberen we om te zetten naar een groter thema. Zo liepen we de laatste tijd vooral vaak tegen wat ongemakken aan met betrekking tot sollicitanten. Daardoor hebben we nu dus besloten toe te gaan werken naar een passende ‘werken bij pagina’.
Over die tickets gesproken; werken jullie alleen met losse tickets of ook met een strippenkaart?
We werken inderdaad ook met een strippenkaart, dat werkt goed. Vooral in het begin hadden we heel veel kleine concrete punten waar je tegenaan loopt en waar die tickets echt geweldig voor werken. Gelukkig krijgen we de software steeds beter onder de knie, waardoor onze tickets wat meer aan het afnemen zijn. We hebben intern ook met elkaar besloten dat we eerst zelf proberen tot een oplossing te komen. Maar wanneer dit meer dan een uur tijd in beslag neemt, schieten we een ticket in.
Tot slot; hebben jullie nog concrete doelen voor de komende tijd qua softwaregebruik?
Zeker! Op dit moment hebben we concrete plannen om de eerdergenoemde ‘werken bij pagina’ te lanceren via Profit. Voor de start met AFAS werd ons al verteld dat je gaandeweg pas echt kunt ontdekken wat je mist en wat je nodig hebt. Het is mooi om te zien dat de software zo steeds meer past bij onze werkzaamheden. Qua ontwikkelen van de software ben je nooit klaar en we hebben nog zoveel ambities. We willen bijvoorbeeld ook graag de finance kant van Profit gaan gebruiken. Hopelijk gaan we hier in 2023 mee van start!
