Instituut Clingendael aan het woord

Wat zijn jouw werkzaamheden binnen Instituut Clingendael?

Ik ben in 2019 gestart bij Clingendael als Hoofd Finance en IT. Daarnaast ben ik sinds begin 2022 Cyber Security Officer. We zijn inmiddels ISO 27001 gecertificeerd voor Informatiebeveiliging, dus dat is een mooie mijlpaal! Naast het managen van de Finance-afdeling, ben ik verantwoordelijk voor de jaarrekening en voor alles wat met cijfers, rapportages en de control-cyclus te maken heeft. Ik leg verantwoording af aan het Managementteam, Directie en RvT over Finance-zaken. Samen met mijn team denken we na over optimalisaties van processen rondom de financiële administratie,  projectadministratie en rapportages. Voor IT werken we samen met een Serviceorganisatie. We zijn voortdurend met hen in gesprek hoe we onze IT-dienstverlening kunnen verbeteren. De laatste tijd zijn we bezig geweest met Cyber Security en, in samenwerking met Simplex, het functioneel beheer AFAS.

Wat is de core business van Clingendael?

Instituut Clingendael is een onafhankelijke denktank en academie op het gebied van internationale relaties, gevestigd in Den Haag. Met onze analyses, publicaties, trainingen, en evenementen willen we overheden, bedrijven en de maatschappelijk inspireren om bij te dragen aan een veilige, duurzame en rechtvaardige wereld.

Hoe lang werken jullie nu met AFAS en wat heeft Simplex hierin voor jullie betekend?

Wij werken sinds 2016 met AFAS. Voor mijn tijd bij Clingendael is AFAS al aangeschaft en met een vrij basale inrichting geïmplementeerd. Vervolgens zijn er een aantal optimalisaties gedaan aan de projectinrichting en ook zijn er veel analyses gemaakt voor het uitvoeren van controles, zoals de volledigheid van uren, onderhands? werk en productiviteit. Met een andere AFAS-partner hebben wij een aantal optimalisaties in de projectensfeer gedaan. Onze interne controller heeft met behulp van Simplex een aantal projectanalyses gemaakt. Ook zijn we met Simplex bezig om het projectenportaal verder te optimaliseren. Daarnaast heeft Simplex ons geholpen bij de implementatie van de Werving & Selectie-module en de optimalisatie van andere HR-zaken. Daar was eerder nog weinig binnen AFAS meegedaan. We zijn erg blij met het nieuwe Werving & Selectie-portaal. Op dit moment zijn we bezig om een laatste hand te leggen aan de processen in AFAS rondom de in- en uitdiensttreding van personeel en het inrichten van het Ouderschapsportaal. Simplex heeft ons ook geholpen bij de inrichting van het Cyber Security Portaal, die we breed hebben ingezet voor onze ISO certificering. Daar zijn we erg blij mee!

Wat maakt het verschil tussen Simplex en andere partners waarmee jullie in gesprek zijn gegaan of samen hebben gewerkt?

Ik vind dat jullie een bredere expertise hebben. Het kennisniveau is beter ten opzichte van andere partners voor zover ik kan vergelijken. We hebben eerder met wat kleinere clubs te maken gehad die onvoldoende kennis van AFAS hadden, maar bij ons gaat het juist vaak om de bredere kennis en ervaring. Als vaste Simplex-consultants het antwoord niet weten, dan kunnen zij het bij collega’s vragen. Zo komt er eigenlijk altijd een passend antwoord op onze vragen. Simplex is sterk in het opbouwen van ervaring op AFAS-gebied en probeert ons ook vanuit deze kracht te helpen. Als wij vragen hebben wordt in principe direct aangegeven of iets binnen de AFAS-standaard mogelijk is of niet. Wanneer iets niet als standaard mogelijk is, wordt er gezocht naar een alternatief. Ik vind het ook heel fijn dat Simplex aan het einde van de dag terugkoppeling geeft wat er op die dag is gedaan door de consultants. Zo kan ik terugvinden waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en hoe mijn vragen beantwoord zijn. Dat helpt bij het opbouwen van kennis binnen de organisatie. Dit heb ik bij andere partners ook niet meegemaakt. Ten slotte hanteert Simplex, en dat is niet geheel onbelangrijk, concurrerende tarieven.

"Simplex is sterk in het opbouwen van ervaring op AFAS-gebied en probeert ons ook vanuit deze kracht te helpen. Als wij vragen hebben wordt in principe direct aangegeven of iets binnen de AFAS-standaard mogelijk is of niet. Wanneer iets niet als standaard mogelijk is, wordt er gezocht naar een alternatief"

Waar ligt jullie grootste gebruik binnen AFAS qua modules?

Wij gebruiken Financieel, HR, CRM en Projecten.

Is er bij jullie intern iemand die het beheer van de software samen met onze consultant oppakt?

Ja, een van onze projectcontrollers is onze super-user. Vanuit HR werkt onze HR-officer veel met de consultants samen.

Hebben jullie al een idee hoe jullie de interne regie vorm gaan geven?

Onze Projectcontroller blijft als super-user aan het werk. Wij zijn als organisatie te klein om een eigen beheerder te hebben, dus hebben wij ervoor gekozen om samen te werken met externe partners.

Wat zijn jullie ambities nog binnen AFAS?

Wij willen optimaal gebruik maken van wat er voor ons nodig en passend is binnen AFAS. Wij denken hierbij vooral aan goede analyses en rapportages vanuit AFAS. Ook kijken wij uit naar een goede overgang naar Profit 1 en het daarbij inrichten van alle nieuwe mogelijkheden. Er is nog genoeg te doen voor Simplex!