Holland Casino aan het woord over de samenwerking met Simplex

Zou je een korte introductie kunnen geven over jezelf en jouw werkzaamheden binnen Holland Casino?

Jeffrey: Ik ben Jeffrey, sinds een jaar bij Holland Casino werkzaam als functioneel beheerder van alle HR-applicaties, waaronder AFAS. Vanuit daar ben ik dagelijks betrokken in het contact met Simplex. We werken vanuit de Agile methodiek met sprints van twee weken waarin we samen met Simplex de vragen vanuit de Key users prioriteren en projecten oppakken. Linda: Ik ben Linda en ben ruim 30 jaar werkzaam bij Holland Casino. Ik heb daarin veel verschillende functies mogen bekleden, verreweg de meeste jaren op de afdeling IT, waarvan de laatste paar jaar als Product Owner van team werkplek. Sinds oktober vorig jaar ben ik ook vanuit de functie van Product Owner van team HR inhoudelijk betrokken bij de HR-processen. Vóór oktober was ik vanuit IT betrokken bij de implementatie van AFAS op het gebied van koppelingen, dataconversie en testing.

Hoe lang werken jullie nu met AFAS?

Sinds vorig jaar februari zijn we bezig met de implementatie. In augustus zijn we voor HR live gegaan met de processen rondom in-, door- en uitstroom. In december kwam daar het volledige inkoopproces bij en vanaf januari dit jaar zijn we volledig live met de financiële processen, InSite, de payroll en de overige HR processen, zoals verzuim, declaraties en beoordelingen.

Waar ligt jullie grootste gebruik binnen AFAS qua modules?

De mening verschilt afhankelijk van aan wie je het vraagt. Jeffrey: Ik denk de HR module, omdat we daar veel koppelingen hebben die andere systemen in de operatie weer voeden. We zullen binnen Profit geen menu-items hebben die we niet gebruiken. Linda: Kijkend naar wat voor het bedrijf Holland Casino de grootste impact op de bedrijfsvoering heeft als AFAS niet beschikbaar zou zijn, dan is het ons inkoopproces. Al onze vestigingen plaatsen dagelijks vele bestellingen om de gasten te kunnen voorzien van een ruime keuze aan maaltijden en dranken. Het was voor ons tijdens de implementatie dus van belang om dit proces zo in te richten dat er een zo soepel mogelijke omschakeling van het bestelproces werd gerealiseerd. Kijkend naar wat voor Holland Casino aan gebruikersaantallen de grootste impact heeft, dan is dit inderdaad de HR module. We hebben bij Holland Casino zoveel mogelijk ingezet op Employee- en Management Self Service, waarbij zoveel mogelijk processen via InSite te beheren zijn.

Zou je kunnen uitleggen waar de kracht van AFAS voor Holland Casino ligt?

Jeffrey: Volgens mij is de grootste kracht van AFAS voor Holland Casino tweeledig: A. 10 losse applicaties worden één programma. Hierdoor werken afdelingen vanuit dezelfde applicatie veel beter met elkaar samen. B. AFAS kan heel veel zelfstandig afhandelen of signaleren, waardoor er minder vanuit Excell-lijstjes gewerkt hoeft te worden. Je gaat je werk daardoor anders organiseren. Voorheen was je aan het tracken of je iets gedaan had. Nu heb je daarvoor allerlei signalen vanuit AFAS. Tijd die je bespaart met het uitzoeken, zorgt ervoor dat je meer tijd hebt om te focussen op de inhoud en de medewerker.

’Niet alleen doen wat we vragen, maar ook nadenken over wat we niet gevraagd hebben. Nee durven zeggen op een voorstel, omdat Simplex weet dat het niet bij onze inrichting past. Dat vind ik prachtig! Ik heb het gevoel dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is om AFAS tot een succes te maken.

Wat maakt nou echt het verschil tussen Simplex en de andere partners waarmee jullie in gesprek zijn gegaan?

Linda: We hebben met verschillende partners en AFAS zelf mogen werken tijdens de implementatie. Elke partner heeft daarbij zijn eigen kracht. De kracht van Simplex ligt voor ons in het meedenken en adviseren naar wat er kan binnen AFAS. Het écht inrichten naar processen en documenteren naar wens van Holland Casino, maar wel zoveel mogelijk passend binnen de AFAS standaarden. Jeffrey: Niet alleen doen wat we vragen, maar ook nadenken over wat we niet gevraagd hebben. Nee durven zeggen op een voorstel, omdat Simplex weet dat het niet bij onze inrichting past. Dat vind ik prachtig! Ik heb het gevoel dat er een gedeelde verantwoordelijkheid is om AFAS tot een succes te maken.

Hoe zou je de samenwerking met Simplex in het afgelopen jaar omschrijven?

Een ontzettend prettige en laagdrempelige samenwerking, proactief en met open communicatie. Jeffrey: ‘Ik kwam nieuw in de rol van AFAS-beheerder en heb op het gebied van kennis en ervaring ontzettend veel geleerd van Simplex. Niet alleen over processen in AFAS, maar ook op het gebied van organisatiesensitiviteit en hoe we vanuit functioneel beheer bepaalde complexe vraagstukken kunnen oplossen.’ Linda: ‘De consultants van Simplex ontzorgen ons en zijn flexibel. Ze denken proactief mee bij de inrichting en hebben daarnaast praktische kennis van de HR-, finance- en inkoopdomeinen. Ik heb het gevoel dat Simplex open staat voor kritiek en hier ook iets mee doet.’

Hoe willen jullie de interne regie van AFAS processen en het functioneel beheer onderhouden?


Linda: ‘Uiteindelijk moet dat met interne capaciteit bij onze functioneel beheerders en Key users. Dat wat geen impact heeft op processen (look & feel, toelichtingen e.d.) moeten Key users zelf kunnen beheren. Zodra een aanpassing in het proces wenselijk is, dan dient dit in samenspraak met functioneel beheerders te worden opgepakt. We plannen onze werkzaamheden op een scrumbord en willen nu toewerken naar een roadmap voor grotere projecten.’ Jeffrey: ‘We werken nu met drie functioneel beheerders die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de verschillende onderdelen binnen AFAS. Ik wil samen kijken naar een manier hoe wij het dagelijks beheer van AFAS kunnen vereenvoudigen en ik wil de organisatieprocessen zo veel mogelijk borgen in AFAS.’

Hoe borgen jullie de AFAS-kennis bij de applicatiebeheerder en ‘Key users’?

Jeffrey: ‘Met Simplex heb ik elke week een kennisdeling. Daarnaast is er ook een kennisdeling voor de Key users waar zij inhoudelijk leren hoe de processen werken. In de sessie voor functioneel beheerders behandelen we de samenhang tussen de verschillende menu-items en functionaliteiten in Profit en InSite. Dit doen we aan de hand van complexere werkzaamheden van het Scrum bord die ik samen met een Simplex-consultant inricht. Zo heb ik de ruimte om écht de diepte in te gaan en te leren van de kennis die Simplex heeft. Het is een soort rijles. Je mag zelf rijden maar de instructeur zit naast je om aanwijzingen te geven wanneer nodig.’ Linda: ‘Borging van alle processen en gemaakte keuzes daarin doen we via Confluence, een soort digitaal archief. Daarnaast bespreken we alles wat we inrichten altijd met de Key users.’

Wat zijn jullie ambities nog in het gebruik van AFAS?

Linda: ‘Ik wil veel meer terug naar de standaard. We hebben ons voorgenomen bij de implementatie om juist te kiezen voor de bewezen best practice van AFAS, maar we merken dat er tijdens de implementatie door de snelheid waarmee we hebben geïmplementeerd toch weer veel afwijkende keuzes zijn gemaakt. Teruggaan naar de AFAS standaard betekent ook een verandering in sommige organisatieprocessen. Daarin ligt de grootste uitdaging in het meekrijgen van de minder digitaal vaardige medewerkers en de medewerkers die hier al jaren werken en gewend zijn aan de huidige manier van werken.’ Jeffrey: “Als de grotere projecten zijn afgerond wil ik in de organisatie de vraag gaan stellen ‘Gebruik je nog wel eens Excel?’ en vervolgens kijken hoe deze processen in AFAS geborgd kunnen worden. Ook wil ik kritisch kijken naar de doorlooptijd van onze processen en deze zo veel mogelijk inkorten. Mijn ideaalbeeld als functioneel beheerder: Ik zou me niet meer bezig moeten houden met standaard inrichtingsvragen op dagelijkse basis. Key users moeten voldoende zijn opgeleid en verantwoordelijkheid voor het nemen van beslissingen moet belegd worden op de juiste plekken. Als ik dan een vraag heb voor First Class support, dan moet het een vraag zijn waar ze geen standaard antwoord op hebben, haha!”