Het werken met AFAS levert ons ontzettend veel tijd op! Zo heb ik bijvoorbeeld geen administratieve HR-collega in mijn team omdat contracten, brieven en mutaties geautomatiseerd zijn in een proces binnen de omgeving die voor ons werkt, dat is echt een pluspunt!
Mijn naam is Martine Kraaijeveld en ik ben HR-manager bij Hollandia. Ik werk hier inmiddels al vijf jaar en ben in die periode gegroeid van HR-adviseur naar HR-manager van meerdere BV’s binnen de holding. Binnen Hollandia ben ik ook functioneel beheerder en daarmee key user van AFAS.
Hollandia's core business is het ontwerpen, fabriceren en onderhouden van complexe stalen constructies en systemen. We zijn gespecialiseerd in infrastructuurprojecten zoals bruggen en sluizen, maar ook industriële installaties en hoogbouw. Daarnaast bieden we diensten aan op het gebied van ontwerp en engineering, productie, assemblage, montage, logistiek en onderhoud, met een focus op innovatieve, duurzame en geavanceerde staalconstructieoplossingen.
Sinds januari 2023 zijn we live met de software van AFAS. In oktober 2022 zijn we gestart met het klaarzetten van het systeem in samenwerking met de consultants van Simplex zodat we in januari een vliegende start konden maken en alles gereed stond voor medewerkers. Vervolgens zijn we na het inrichten van de basis, in mei 2023 gestart met het optimaliseren, samen met onze Simplex-consultant Lieke. Sindsdien hebben wij iedere maand een consultancydag, dan stel ik alle AFAS gerelateerde vragen die gedurende die maand zijn verzameld. Ook pakken we grotere aanpassingen en doorontwikkeling op. Tijdens deze dagen leer ik veel over het gebruik van de AFAS-omgeving, hierdoor kan ik steeds meer zelf.
Het werken met AFAS levert ons ontzettend veel tijd op! Zo heb ik bijvoorbeeld geen administratieve HR-collega in mijn team omdat contracten, brieven en mutaties geautomatiseerd zijn in een proces binnen de omgeving die voor ons werkt, dat is echt een pluspunt. In het verleden werden brieven met mutaties handmatig verwerkt, ondertekend en met de post verstuurd en nu gaat het samenstellen van de brief, het ondertekenen en opslaan allemaal digitaal. Daarnaast is het ontzettend prettig dat de omgeving naar onze wensen kan worden aangepast. Dit zorgt ervoor dat we alles uit het systeem halen en het volledig aansluit op onze processen.
De samenwerking met Simplex verloopt erg soepel, vooral door de goede klik die ik heb met Lieke. We hebben een vergelijkbare werkwijze, wat erg prettig is. Door de samenwerking heb ik veel kennis van AFAS opgedaan. Als ik ergens niet uitkom, stuur ik haar een berichtje en dan krijg ik snel een reactie, zodat ik meteen verder kan. Deze manier van samenwerken is superfijn, en door onze informele klik voelt Lieke echt als een collega voor mij. Daarnaast vind ik het heel handig dat we na elke consultancydag een dagverslag ontvangen, zodat ik altijd kan teruglezen wat er is gedaan en hoe het is gedaan. Mijn collega’s kunnen dit vervolgens gebruiken als zij een vraag hebben over AFAS.
Zoals al eerder gezegd is, krijgen we vanaf de allereerste implementatiedag dagverslagen binnen, deze print ik fysiek uit en bewaar ik in een insteekmap. Dan is het voor iedereen toegankelijk. Ondertussen zijn we sinds januari 2023 al 33 consultancydagen verder en is er in deze map te zien hoeveel er al is bereikt. Zo zijn de volgende onderdelen al allemaal ingericht: digitale dossiers, digitaal ondertekenen, sollicitatieportal, koppeling met arbodienst, koppeling met beoordelingssysteem, wagenpark en werkgebonden personenmobiliteit. Al deze inrichtingen hebben ervoor gezorgd dat onze HR-afdeling soepeler loopt waardoor er tijd overblijft voor andere belangrijke zaken.
Als eerste gaan we een recent aangekocht bedrijf inrichten binnen AFAS. Daarnaast willen we bij de andere BV’s de HRM/Payroll-module verder optimaliseren. Ook gaan we beginnen met het inrichten van het ouderschapsportaal. We kijken uit naar de verdere samenwerking met Simplex!