Op 16 september hebben we een bijzondere mijlpaal gevierd: onze 1000e klant, De Meerwaarde in Barneveld, ging feestelijk live met hun nieuwe cursusmanagement module. Wat deze lancering extra bijzonder maakt, is dat De Meerwaarde heeft gekozen om te investeren in een platform voor de ontwikkeling van hun medewerkers. Dat is een aanpak die in het onderwijslandschap nog niet vanzelfsprekend is. We zijn daarom ontzettend trots op deze samenwerking. Benieuwd hoe de samenwerking is verlopen? Lees verder en ontdek hoe de visie van De Meerwaarde werkelijkheid is geworden!
Wij zijn Jan Willem Berkhof (directeur bedrijfsvoering) en Frans Baan (coördinator opleidingen) bij middelbare school De Meerwaarde in Barneveld. We zijn een school voor VMBO en Praktijkonderwijs.
Wij zouden het eigenlijk geen optimalisatietraject noemen. We hadden AFAS al, maar maakten nog geen gebruik van de module cursusmanagement. We zouden het daarom eerder een implementatietraject noemen. Het doel van dit traject was om De Meerwaarde Academie vorm te geven, zodat zowel de docent als ondersteunend personeel – gebruik kan maken van de vernieuwde Meerwaarde Academie. Of je nu op zoek bent naar een opleiding of een training, de mogelijkheden bieden altijd meerwaarde.
We zijn al een jaar of twee, misschien zelfs drie, bezig met het vormgeven van De Meerwaarde Academie. Ons doel was altijd helder: we willen docenten en andere collega's actief stimuleren om aan hun eigen professionele ontwikkeling te werken. Het aanbieden van workshops, trainingen en cursussen was voor ons een belangrijke stap in dat proces. In de praktijk bleek het organiseren en promoten van deze activiteiten helaas een stuk lastiger dan gedacht. Er was namelijk geen centraal platform om alles samen te brengen. Dit zorgde ervoor dat we telkens op zoek moesten naar ingewikkelde, losse oplossingen om de workshops bekend te maken en deelnemers in te laten schrijven. Op een gegeven moment keken we elkaar aan en zeiden: "Als we willen dat De Meerwaarde Academie echt zichtbaar en succesvol wordt, dan moeten we het meer structuur en inhoud geven." Dat was het moment waarop we ons realiseerden dat de academie pas echt zou leven als er een centrale plek zou zijn waar alles samenkwam. We zijn toen gaan zoeken naar een manier of methode waarmee dit zou lukken.
We zijn op zoek gegaan naar verschillende mogelijkheden om De Meerwaarde Academie goed in te richten. Tijdens dat proces kwam er iemand met de opmerking: “AFAS heeft gewoon een cursusmanagementmodule.” Omdat we al gebruik maakten van AFAS, leek dit ons een goede oplossing, en zijn we dit verder gaan onderzoeken. Om te beginnen hebben we een gesprek gehad met een succesmanager van AFAS, die ons een duidelijk beeld gaf van wat deze module precies inhoudt. Al snel ontdekten we dat deze oplossing voor zo'n 80% aansloot op onze behoeften. Vervolgens wisten we dat dit ingericht moest worden. In eerste instantie dachten we dat onze applicatiebeheerder de inrichting op zich kon nemen. Maar al snel bleek dat dit te veel tijd en aandacht van hem zou kosten, waardoor het niet haalbaar was om het intern op te lossen. Daarom zijn we gaan kijken wie ons hierbij kon helpen. We wilden graag samenwerken met een organisatie in de buurt, en zo kwamen we bij Simplex terecht.
We hadden voorafgaand globaal in ons hoofd zitten wat we wilden bereiken, alleen hadden we geen idee hoe dat verwezenlijkt moest worden in de cursusmanagement module. Daarom hebben we toen de samenwerking met Simplex begon, en we contact met Sander kregen, tegen hem gezegd: “Het is voor jou een hele brede opdracht. Je bent projectleider, adviseur en ontwikkelaar. Wij lopen met je mee maar je moet ons er echt doorheen trekken want wij hebben de kennis niet helemaal”. Wij hebben zelf dus niet echt gepland maar hebben ons laten meenemen door Sander. Hij heeft dit echt ontzettend goed gedaan. Hij kon echt al de gewenste rollen op zich nemen waardoor het proces erg fijn verliep.
We zijn gestart met de basis: het cursusgedeelte van de academie. Vervolgens hebben we ons gericht op de processen er achter en als laatste de facilitaire zaken. Zo hebben we bijvoorbeeld gezocht naar een oplossing die ervoor zorgt dat alles klaarstaat voor een training, zoals het invoeren en "bestellen" van een whiteboard of andere benodigdheden, zodat deze op tijd beschikbaar zijn. Daarna zijn we, met de hulp van Sander, langs de verschillende afdelingen gegaan om te inventariseren wat zij nodig hadden om de module optimaal te laten functioneren. Hierbij hebben we erop gelet dat de uitstraling van het platform zoveel mogelijk overeenkomt met wat onze medewerkers al gewend zijn. Dit zorgt voor een gebruiksvriendelijke omgeving waar iedereen snel mee aan de slag kan.
De samenwerking met Sander overtrof onze verwachtingen! Tijdens het project merkten we dat sommige zaken meer tijd in beslag namen dan vooraf gedacht, dat lag vooral aan ons. We werkten namelijk op twee fronten: Sander richtte de techniek in, terwijl wij de content moesten aanleveren. Al snel werd duidelijk dat Sander sneller vooruit kon dan wij, waardoor wij af en toe flink moesten doorpakken. Dat was best spannend, want de lanceringsdatum kwam steeds dichterbij en we wilde geen halfgevuld systeem presenteren.
Over 1,5 maand gaan we voor het eerst echt gebruikmaken van de cursusmanagementmodule als we een belangrijke ontwikkeldag hebben. De programmeurs, de HR-afdeling en de project- en programmaleiders zijn nu de belangrijkste betrokkenen en richten zich op de inhoud van de module. Iedereen kan al meekijken wat het huidige aanbod is – en hoe dat groeit. En vooral kunnen alle medewerkers zelf ideeën aandragen. Dit maakt het een waardevolle toevoeging die alle lagen van de organisatie ondersteunt!
In de toekomst willen we de inkoopmodule en het contractbeheer verder gaan ontwikkelen.
Denk van tevoren goed na over wat je precies wilt bereiken en wie je daarbij nodig hebt. Focus niet alleen op de technische kant, maar ook op de inhoud. Sander gaf ons bijvoorbeeld aan het einde van een consultancydag opdrachten mee die we voor de volgende sessie moesten afronden. Hierdoor gingen we meteen inhoudelijk aan de slag, waardoor we vertraging wisten te voorkomen.
Op basis van onze ervaringen zouden we Simplex zeker aanbevelen. Wat erg fijn is dat Sander veel van zijn kennis over heeft gedragen aan onze applicatiebeheerder, hierdoor kan hij nu zelf ook de cursusmanagement module goed onderhouden. Kortom, er is goed aan de verwachtingen voldaan. Het was een erg fijne samenwerking!