Inge Vermeulen, Director HR & Care bij Wajer Yachts. Vanuit deze rol ben ik enerzijds eindverantwoordelijk voor HR binnen Wajer, anderzijds verantwoordelijk voor alle operationele Care activiteiten om onze klanten in het vaarseizoen optimaal vaarplezier te bieden.
Wajer bouwt luxe jachten in het topsegment. We werken vanuit Heeg en Lemmer aan de ontwikkeling, het design, de bouw en het testen van de jachten waarin we staan voor innovatie. Vanuit onze hubs in Amsterdam, de Cote d’Azur, Ibiza en Mallorca verlenen wij service op het hoogste niveau, waarbij we de eigenaren volledig ontzorgen en de ultieme vaarervaring bieden.
We zijn vorig jaar gestart met de inrichting samen met Simplex. Sinds november gebruiken we de werving & selectie module van AFAS en is werkenbijwajer.nl live. Sinds januari van dit jaar zijn we live met AFAS/HRM Payroll, Insite en de Pocket app. Simplex heeft de inrichting begeleid maar verzorgt ook de salarisadministratie en het functioneel beheer voor Wajer.
De samenwerking met Simplex was erg prettig. Vooral aan de werkenbijwajer.nl site hebben we samen met Simplex veel aandacht besteed. Vanwege het exclusieve karakter van de Wajer jachten en aansluiting op de Wajer website was het design en uitstraling van de werkenbijwajer.nl site van groot belang. Hier heeft Simplex goed op ingespeeld d.m.v. inzet van een extra designer. Ook de verdere inrichting is constructief verlopen. Twan Burgman van Simplex heeft als interne Wajer projectmanager voor ons de hele inrichting en livegang begeleid om de focus en voortgang te bewaken en alle losse eindjes aan elkaar te knopen.
Vanaf het moment dat we besloten hebben om AFAS software te gaan implementeren hebben we veelvuldig gecommuniceerd met onze medewerkers. Om ze op de hoogte te houden van de voortgang en ze voor te bereiden op de veranderingen. We hebben een testgroep van betrokken medewerkers ingericht die de AFAS Pocket App en een aantal workflows getest hebben, waarbij hun feedback direct verwerkt is. Onze livegang en introductie van de AFAS app hebben we extra aandacht gegeven door onder andere een mooie animatie te laten maken. Tevens waren Twan en het HR team aanwezig om direct alle vragen van medewerkers te beantwoorden en ze te begeleiden bij het inloggen in de AFAS app.
De grootste uitdaging was om drie dingen tegelijk te doen. Wajer is de afgelopen jaren enorm snel gegroeid. Hierdoor waren HR processen niet optimaal ingericht, was er geen ondersteunende HR software en was er ook geen uniform beleid op diverse onderwerpen. We wilden vaart maken en vooral niet alle uitzonderingen in AFAS inrichten. We hebben gedurende 2020 diverse HR onderwerpen gestandaardiseerd (zoals dereiskosten) of nieuw ingevoerd (zoals een Wajer loon-en functiegebouw). De uitdaging was om alle beleidszaken tijdig aan te passen, de daily HR business te blijven runnen en tegelijkertijd de inrichting en implementatie van AFAS te doen. Een pittige combinatie voor het HR team, maar ontzettend leuk om samen te doen.
We hebben nu een ingerichte geautomatiseerde HR omgeving waarin alle medewerkers hun persoonlijke gegevens en dossier via de Wajer pocket app kunnen inzien en waar nodig kunnen wijzigen. De basis HR processen zoals mutaties, contractverlengingen, loongebouw etc. zijn ingericht. En we hebben een prachtige werkenbijwajer.nl omgeving waardoor we het sollicitatieproces goed kunnen beheren. Samen met Simplex is het gelukt om dit allemaal tijdig af te ronden zodat we 1 januari over konden naar de AFAS omgeving.