Marco Huijzers van de Servicegemeente Dordrecht aan het woord. Het structureel wekelijks opleiden en de coaching vanuit Simplex heeft ervoor gezorgd dat onze mensen enthousiast werden om met AFAS te werken. Het is echt een feestje om binnen ons functioneel beheer team te werken. Efficiëntere en goedkopere bedrijfsvoering, maar ook het verkleinen van de kwetsbaarheid van kleinere gemeenten was een belangrijk doel om het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) in 2008 op te richten. Inmiddels heeft de professionaliteit een vlucht genomen en is het Servicecentrum Drechtsteden, tegenwoordig het cluster ‘Servicegemeente Dordrecht van de gemeente Dordrecht’, alweer tien jaar expert in gemeentelijke bedrijfsvoering.
Onze organisatie stond nog in de kinderschoenen. We hadden goed nagedacht over hoe de organisatie er uit moest komen te zien, maar voor de specifieke beheer inrichting hadden we externe capaciteit nodig.
Kennis is ingevlogen en er zijn concrete plannen gemaakt over welke mensen we op welke plek moesten hebben. Daarnaast is ervoor gezorgd dat er inhoudelijke processen werden neergezet binnen functioneel beheer en er zijn samen plannen opgemaakt voor de uitbreiding van onze interne capaciteit. Bij dat laatste heeft Simplex ook nog een rol gespeeld bij de onderbouwing hiervan richting het management van de Servicegemeente Dordrecht. Uiteindelijk -en dat is het belangrijkst- is er voor rust en orde binnen de backoffice gezorgd. Wat ook heeft geholpen is de insteek van Simplex. Vanaf het begin is vooropgesteld dat Simplex een mooi project gaat draaien, maar dat de insteek is dat Simplex zo snel mogelijk weer van de radar is. Niet omdat Simplex niet wil blijven, maar omdat onze eigen mensen zo snel mogelijk klaar worden gestoomd om op eigen benen verder te kunnen gaan met de beheerorganisatie. Los van deze insteek hebben we de tijd gekregen die we nodig hadden om weer met vertrouwen en rust verder te kunnen waar we zelf ooit zijn blijven steken. Aan hetgeen we nu hebben staan, heeft Simplex dus wel degelijk een mooie bijdrage geleverd.
Het structureel wekelijks opleiden en de coaching vanuit Simplex heeft ervoor gezorgd dat onze mensen enthousiast werden om met AFAS te werken. Het is echt een feestje om binnen ons functioneel beheer team te werken. - Marco Huijzers
Voor de beheerorganisatie vind ik dat zeker realistisch. Voor de doorontwikkeling van de software gaat dat minder op. Uiteindelijk is het bij ons dus wel zo dat er boven onze beheerorganisatie nog een laag van ingehuurde experts zit voor de doorontwikkeling van de huidige AFAS-omgeving. Wij hebben daar voor gekozen, omdat daar erg specifieke kennis voor nodig is. We kiezen er bewust voor om rollen van bijvoorbeeld Payrollers intern te vervullen en te investeren in het bijspijkeren van de AFAS kennis, hierbij ondersteund het Simplex Payroll team ons. Bepaalde plekken laten we bewust leeg en kopen we in.
Allereerst; op dat moment zaten we ook al op een hele krappe arbeidsmarkt. We hebben er goed naar gekeken hoe we er op die krappe arbeidsmarkt toch voor konden zorgen dat mensen bij ons binnen kwamen. Uiteindelijk hebben we op advies van Simplex gekozen voor een combinatie tussen detachering en vaste krachten. Daarnaast hebben we vier interne medewerkers zonder enige AFAS kennis laten instromen in het functioneel beheer team. Het structureel wekelijks opleiden, de coaching en het continue meenemen in nieuwe ontwikkelingen door Simplex heeft ervoor gezorgd dat de dynamiek en de energie dusdanig oversloeg dat onze mensen steeds leergieriger werden. Het is echt een feestje om binnen het functioneel beheer team te werken.
Dat kan je merken aan het kennisniveau, een afdeling die staat, de energie die binnen het team te voelen is en hetgeen we opleveren. We werken inmiddels met scrumteams en sprints en je merkt dat er per sprint echt zaken opgeleverd worden vanuit onze eigen mensen. Tenslotte is binnen de gehele organisatie vertrouwen gekomen in de manier waarop we dingen doen, omdat we de kennis nu in huis hebben om duidelijk te maken waarom voor die bepaalde manier wordt gekozen.