Ik ben Jaap de Bruin, manager en eindverantwoordelijke voor finance en HRM bij Missing Piece. Denk hierbij aan managen van het ziekteverzuim en alle andere zaken op dit gebied. Wij deden dit in de huidige situatie met 3 personen, maar sinds kort hebben wij iemand aangenomen die dedicated werkzaam is op het gebied van HRM en zijn mijn andere 2 collega’s zich gaan focussen op finance.
Missing Piece is een ICT-outsourcing bedrijf, gespecialiseerd in financiële dienstverleners. Wij bieden onze klanten een private cloudplatform, vergelijkbaar met Microsoft 365, dat draait op onze eigen dataservers. Daarnaast leveren wij onze klanten indien gewenst ook alle hardware en dagelijkse ondersteuning.
De eerste automatiseringen met AFAS zijn binnen Missing Piece live gegaan in januari 2020. Dit is geweest op het gebied van HRM, aangezien ons personeel in de afgelopen 3 jaar is verdubbeld.
Voorheen documenteerden wij vooral data met Excel Sheets en vroegen wij data op bij externe partijen. Dit zorgde voor een gebrek aan sturingsinformatie op het gebied van HRM.
Afgelopen jaar zijn wij dan ook beperkt begonnen met de HRM module van AFAS, denk hierbij aan alles van verlof, verzuim, overuren tot aan complete personeelsadministraties. Vervolgens hebben wij uiteindelijk ook gekozen om onze payroll binnen AFAS in te richten. Dit scheelde ons heel veel tijd, vergeleken met hoe dit voorheen ging. Daarnaast zijn wij dit jaar ook overgestapt op het digitaal ondertekenen, voor zowel interne als externe documentatie en is afgelopen weken ook het digitaal ondertekenen voor onze klanten ingericht. Daarom zijn we nu bezig met het overhevelen van alle dossiers en de OutSite pagina voor onze klanten.
"Het overzicht wat ik kreeg na afloop van elke consultancy dag vond ik heel erg goed."
Toen wij besloten hadden om met AFAS te gaan werken, hadden wij een vrij korte implementatietermijn. AFAS gaf aan dat zij dit niet konden realiseren en wezen ons Simplex als AFAS-partner toe. Roy is hier toen op het kantoor gekomen en het prettige gesprek heeft ervoor gezorgd dat wij met Simplex samen zijn gaan werken.
We hebben de samenwerking met Simplex hartstikke goed ervaren. De korte lijnen en het werken bij ons op het kantoor was erg prettig. Het overzicht wat ik kreeg na afloop van elke consultancy dag vond ik heel erg goed. Hierin staat een duidelijk gedocumenteerde samenvatting van de werkzaamheden van die dag. Daarnaast heb ik ook aan het einde van elke implementatie een soort “handleiding” gekregen, waar duidelijk in staat hoe alles is ingericht en hoe alles werkt. Dit heb ik als zeer prettig ervaren.
De veranderingen binnen onze organisatie zijn vrij soepel verlopen. Werknemers moesten even wennen aan de plek van verlofaanvragen, maar de mogelijkheid dat dat kon via de AFAS Pocket App vonden ze erg prettig. De grootste veranderingen zijn eigenlijk voor ons, aangezien wij alles in AFAS moeten documenteren, maar de cursussen hebben ons zodanig voorbereid dat dat eigenlijk soepel verloopt.
De overheveling van personeelsdossiers na AFAS was veel werk, aangezien er ook wel “onnodige” data was verzameld, maar dit is natuurlijk door Simplex al eerder gedaan. Wat wel een uitdaging was binnen het traject was het aantal en soorten overuren waar wij binnen Missing Piece mee te maken hebben en de gesprekkencyclus. Het inrichten van de overuren is uiteindelijk goed gelukt en hier hebben wij veel sturingsinformatie uit kunnen halen. Het gebruik van de gesprekkencyclus is nog wel een uitdaging, aangezien dit proces er geheel anders uit is komen te zien. Hier ben ik op dit moment actief mee bezig, om te zorgen dat er op de juiste manier gebruik wordt gemaakt van deze module.
Het gebruik van AFAS heeft ons heel veel inzichten gegeven in de organisatie. Dit heeft ervoor gezorgd dat wij acties konden ondernemen, wat ons uiteindelijk veel kosten heeft bespaard. Daarnaast zijn wij nu bezig met de gesprekkencyclus wat ons veel inzicht geeft over de competenties en doelstellingen van ons personeel en kunnen wij eenvoudig rapporten genereren.