Nieuws
Er staat weer een drukke periode voor de boeg, vertelt onze Payroll- en finance specialist Mirjam. De jaarovergangen van onze klanten zitten er namelijk weer aan te komen. Het geschikte moment om wat verder in te gaan op wat Simplex voor haar klanten kan betekenen in deze periode!
Voor het gemak delen we de jaarovergang op in twee categorieën. Enerzijds de jaarovergang van de salarisverwerking en anderzijds de jaarovergang voor de financiële administratie.
Tijdens de jaarovergang van de salarisverwerking wordt onder andere de cao en de eventueel daarbij behorende nieuwe looncomponenten voor het komende jaar doorgevoerd in de salarisadministratie van de klant. Dit is uiteraard erg belangrijk en moet goed gebeuren, het is immers de basis van het komende jaar. De jaarovergang van de salarisverwerking wordt hierdoor over het algemeen als spannend en stressvol ervaren. Wij begrijpen dat goed en zijn ervoor om deze spanning en stress zoveel mogelijk bij de klant weg te nemen. Maar wat kunnen onze payrollspecialisten precies doen om deze periode soepeler te laten verlopen, vraag je je misschien af.
De term jaarovergang doet misschien vermoeden dat deze persé aan het einde van het jaar zou moeten plaatsvinden. Onze payrollspecialisten zorgen er echter gedurende het lopende jaar al voor dat de jaarovergang goed wordt voorbereid, zodat de aanwezige stress zoveel mogelijk wordt weggenomen. Er wordt duidelijk met de klant gecommuniceerd welke gegevens moeten worden aangeleverd, de juiste verlofrechten worden toegekend en het salarisverwerkingsplan voor het komende jaar wordt alvast voorbereid. Zo komt niet alles in één keer op de klant en de payrollspecialist terecht aan het begin van het nieuwe jaar, maar wordt dit verdeeld over verschillende passende momenten. Hopelijk hebben we dan de stressfactor gehad. Nu de spanning nog tackelen.
Dat klanten de jaarovergang spannend vinden, heeft vooral te maken met het definitieve karakter van een jaarafsluiting. Wat nou als we op de knop afsluiten drukken en er komt nog een onvoorziene correctie naar boven?! Simplex werkt met ervaren payrollspecialisten, die de juiste kennis in huis hebben. Als klant mag je er dus op vertrouwen dat pas op de knop wordt gedrukt zodra alle denkbare posten zijn verwerkt in jouw administratie. Uiteraard zijn er uitzonderlijke situaties waarbij na het afsluiten van het jaar nog blijkt dat er echt iets is vergeten in de administratie. Zelfs dan kunnen onze payrollspecialisten ervoor zorgen dat het afgesloten jaar wordt opengebroken en de correctie plaats kan vinden. Zo is hopelijk de spanning ook zoveel mogelijk uit de lucht.
Wist je dat Simplex de jaarovergang voor de salarisverwerking standaard regelt voor klanten met een payrollabonnement? Ook klanten zonder payrollabonnement worden met heel veel plezier geholpen bij de jaarovergang. Voor deze klanten is Simplex net even het steuntje in de rug tijdens deze spannende periode terwijl de payroll de rest van het jaar vrijwel zelfstandig wordt verzorgd door de klant.
Voor wat betreft de jaarovergang voor de financiële administratie geldt dat deze vaak juist als wat minder spannend wordt ervaren dan de vorig besproken jaarovergang. Als de tellers in het boekjaar eenmaal juist staan, geldt dat voor de komende jaren automatisch ook. Maar je raadt het misschien al. De inrichting staat vaak bij veel nieuwe gebruikers van AFAS nog niet helemaal juist, of het ontbreekt aan de kennis van AFAS om de vinger op de zere plek te leggen, waardoor het geheel niet voldoende op orde is. Simplex ondersteunt jouw onderneming graag bij het op orde krijgen van de administratie en inrichting, zodat deze jaarovergang een peulenschil wordt! Voorwaarde hiervoor is dat de administratie door het jaar heen up to date moet zijn. Dit klinkt voor veel klanten misschien als een utopie, maar Simplex helpt hier graag bij. Onze finance-specialisten richten bijvoorbeeld met veel plezier de omgeving zo in dat de administratie telkens in vaste (maandelijkse) periodes kan worden afgesloten, waardoor de administratie goed overzichtelijk blijft. Het allergrootste voordeel voor de klant hiervan is dat je intern en extern veel beter kunt sturen op de actuele cijfers, zonder achter de feiten aan te lopen. En wie wil dat nou niet?
Ben jij nieuwsgierig geworden naar wat onze payroll- en finance afdeling voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vooral eens vrijblijvend contact op met onze payroll- en finance specialist Mirjam via mirjam@simplex.nl.