Nieuws
Tijdens zijn jaren als Salesmanager bij AFAS Software en zijn huidige functie als commercieel manager bij Simplex, ziet Sven iedere AFAS klant, klein of groot, ervaren of onervaren, door dezelfde soms lastige fases heen gaan. Sven vervult op natuurlijke wijze de rol om organisaties door deze fases heen te loodsen. Sven neemt je graag mee door deze fases, zodat jij precies weet wat jou als nieuwe AFAS klant te wachten staat.
Bij vrijwel iedere nieuwe klant begint het proces hetzelfde. Om het wat minder abstract te maken vergelijken we het met de welbekende landelijke open huizen dag. Je bent op slag verliefd op een prachtige jaren 30 woning. Even naar AFAS vertaald; je bent erg enthousiast gemaakt voor de software van AFAS en met een beetje geluk heb je zelfs een rondleiding gehad door het nieuwe indrukwekkende pand van AFAS. Jij als nieuwe klant wilt het liefst zo snel mogelijk van softwarepakket overstappen en liever gisteren dan vandaag gaan werken met die fantastische functionaliteiten; je hebt zin om het proces binnen jouw organisatie in gang te zetten!
Nadat je hebt besloten klant te worden, begint de implementatie. Laten we dit zien als de renovatie van die prachtige jaren 30 woning (die na het verwijderen van de prachtige meubels toch wel nodig bleek). AFAS kan deze ‘verbouwing’ voor je regelen, maar Simplex kan de implementatie ook door ervaren consultants bij jou uitvoeren. Tijdens deze implementatiefase begint een vrij uitdagende periode. Jij moet ervoor zorgen dat jouw onderneming door blijft draaien, maar tegelijkertijd moet die (op dat moment) toch nog best ingewikkelde software worden geïmplementeerd. Op dit moment raken veel klanten in de ‘’hoe-ga-ik-dit-ooit-bolwerken-fase’’ en verliezen voor hun gevoel de grip op AFAS. Je kunt en wilt in principe niet meer terug, want je hebt niet voor niets gekozen om over te stappen naar het softwarepakket van AFAS, maar de verwachtingen die jij had, lijken ineens mijlenver verwijderd van waar je nu staat. De consultant (lees: aannemer) die de implementatie (lees: renovatie) bij jou regelt, richt jullie omgeving precies zoals je wilde in, maar wat moet je er dan eigenlijk mee?
De testfase begint, je moet immers wel weten of die mooie nieuwe badkamer goed werkt. Maar hoe test je een systeem waarvan je nog geen kennis hebt? Deze vraag zien wij ook geregeld bij de ongeveer 100 klanten per jaar waarbij Simplex de implementatie zelf uitvoert, we zullen je dus geen gouden bergen beloven wanneer Simplex de inrichting bij je verzorgt; deze fase hoort er nou eenmaal bij. Wel beloven wij je om je op dat moment de helpende hand te bieden om het overzicht zo snel mogelijk weer terug te krijgen. Het komt goed en wij zullen jou er in deze testfase op wijzen dat je niet alleen aan de koude, maar ook aan de warme kraan moet draaien om te kijken of die het doet. Wel zo comfortabel.
Na de testfase en daarmee de afronding van de implementatiefase, begint een nieuwe spannende fase; de livegang. Bij veel klanten wordt toegewerkt naar een livegang per 1 januari van het komende kalenderjaar. Het fundament staat inmiddels sterk en de verbouwing zit erop, maar het moet nog een beetje eigen gemaakt worden, opgeleukt en ingericht. Na de livegang gaat de hele organisatie ineens met de nieuwe software werken. Het doel is om de inrichting van de software zo te krijgen, dat de gehele organisatie zich goed voelt bij de nieuwe software. Maar wat gebeurt er vaak in deze fase? Er zijn mensen die zich (nog) helemaal niet lekker voelen bij de nieuwe software en waarbij veel vragen oppoppen. Die vragen lijken misschien lastig, maar hierdoor komt juist een omgeving tot stand waar iedere medewerker zich in kan vinden. Gelukkig kan je in deze fase nog alle kanten op en hebben wij de mensen in huis die begrijpen wat jij als klant nodig hebt. Zo blijkt meer dan eens dat er nog geen (geschikt) team is om de software te beheren en de nodige vragen te beantwoorden. Ook kan een klant erachter komen dat het aangestelde beheerdersteam de nodige kennis nog niet in huis heeft om bepaalde vragen te beantwoorden. Simplex ondersteunt klanten in beide situaties. Enerzijds kan Simplex de klant helpen bij het vormen van een geschikt beheerdersteam en anderzijds kan Simplex de beheerders voorzien van de nodige kennis. Wanneer de klant ervoor kiest de beheerders vanuit buiten aan te trekken, kan Simplex deze rol voor de klant vervullen. Op deze manier wordt de nodige kennis en ervaring toegevoegd aan het reeds bestaande team binnen de organisatie. Iedere Simplexer geniet ervan om kennis binnen een organisatie te zien ontstaan, waardoor organisaties meer en meer onafhankelijk aan de slag kunnen met AFAS.
Na de livegang zijn de fases in principe rond. Je hebt je fundament gestort, het huis staat en de kamers zijn prachtig ingericht. Je bent best heel tevreden als klant, maar je zou je af kunnen gaan vragen of je echt alles uit AFAS hebt gehaald. Een terechte vraag, zeker ook omdat je recht hebt op het gehele pakket met alle functies van AFAS. De optimalisatie kan beginnen en dat houdt nooit op. Er is altijd nog iets te ontdekken. Simplex helpt uiteraard bij deze optimalisatie en stippelt samen met jou een route uit, zodat jij alles uit AFAS kunt halen en jij er straks bij zit zoals je je ooit had voorgesteld tijdens die ‘’open huizen dag’’.
Vraag jij je af hoe Simplex jouw organisatie kan ondersteunen bij het uitbouwen en verstevigen van jullie softwarefundament? Neem gerust contact op met Sven via sven@simplex.nl.